Hóa đơn điện tử đang trở thành công cụ không thể thiếu trong thời đại công nghệ số, vừa giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng vừa tiết kiệm thời gian và chi phí. Sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp nhận được nhiều lợi ích nhưng vẫn còn đó những băn khoăn khi tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.
Theo nghị định 119/2018/NĐ–CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử quy định từ 01/11/2020, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, kể cả khi chưa sử dụng hết hóa đơn đặt in, tự in. Lộ trình chuyển đổi hóa đơn sẽ tiến hành theo các năm từ 2018 đến 2020 theo các nhóm đối tượng nhất định.
Những đối tượng nên tham vấn nhà cung cấp hóa đơn điện tử?
Việc hoàn tất chuyển đổi toàn bộ sang hóa đơn điện tử chỉ còn là vấn đề thời gian. Tất cả các đơn vị đều cần tìm cho mình một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp để được tư vấn và nhận được giải pháp hóa đơn điện tử không chỉ đáp ứng được các nghiệp vụ về hóa đơn mà còn phải thỏa mãn được các yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên tham vấn nhà cung cấp hóa đơn điện tử để nhận được giải pháp phù hợp
Trong đó, các doanh nghiệp thuộc nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP nên đặc biệt chú ý và trao đổi với nhà cung ứng để được tư vấn chi tiết. Theo như Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC do Bộ Tài Chính ban hành thì hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế. Những tổ chức sau đây phải vô cùng chú ý vấn đề này
- Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp đang trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế trước thời điểm 01/01/2018 thì vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
- Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp thuộc nhóm đối tượng có mua hóa đơn giấy của cơ quan Thuế trước ngày 01/01/2018 sẽ thực hiện chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử riêng của doanh nghiệp hoặc hóa đơn có mã xác thực của vơ quan Thuế.
- Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp sở hữu mã số thuế hiện đang sử dụng hóa đơn giấy truyền thống và không sử dụng hóa đơn điện tử sẽ thực hiện chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
- Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp thành lập trong thời gian ngắn nếu không sử dụng hóa đơn điện tử riêng của doanh nghiệp, không mua hóa đơn giấy của cơ quan Thuế thì sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan Thuế trong thời hạn 6 tháng. Khi đã hết 6 tháng thì doanh nghiệp sẽ chuyển sang làm dùng hóa đơn điện tử riêng của doanh nghiệp hoặc hóa đơn điện tử của nhà cung cấp khác.
- Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp đã từng vi phạm về sử dụng và quản lý hóa đơn.
- Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ ở vùng khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn thì sẽ được cơ quan Thuế hỗ trợ sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.
- Hộ kinh doanh gia đình theo lộ trình của Bộ Tài Chính.
- Các tổ chức không phải doanh nghiệp, hộ gia đình và cá nhân không đăng ký kinh doanh nhưng phát sinh hoạt động kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần có hóa đơn để giao dịch
Vấn đề đặt ra lúc này là làm sao để tìm được một nhà cung cấp uy tín đáp ứng đầy đủ những yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra và tiêu chỉ để đánh giá và lựa chọn một nhà cung cấp uy tín là gì?
Tiêu chí nào để đánh giá một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có uy tín hay không?
Tiêu chí đánh giá một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín?
Có rất nhiều tiêu chí để đánh giá chất lượng phần mềm của một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, cả về sự chuyên nghiệp tin cậy và uy tín. Trong đó, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm đến:
Chất lượng phần mềm
Doanh nghiệp phải xác định rõ rằng : chí đầu tiên để đánh giá một nhà cung cấp có uy tín hay không phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm phần mềm hóa đơn điện tử. Nhà cung cấp phải đưa đến cho doanh nghiệp phần mềm hóa đơn điện tử hợp pháp, được thẩm định bởi Tổng cục Thuế, hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan thuế cả về nội dung và hình thức.
Bên cạnh đáp ứng các tính năng về hóa đơn điện tử như lập – xuất – chỉnh sửa – xóa bỏ hóa đơn, phần mềm hóa đơn điện tử tốt còn phải là phần mềm thân thiện với người dùng, dễ dàng thao tác, độ ổn định và tính bảo mật cao, lưu trữ dữ liệu dài lâu theo yêu cầu của cơ quan Thuế.Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt sẽ giúp giảm thủ công trong các công tác có liên quan, tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, từ đó tác động tích cực đến vận hành của tổ chức.
Kinh nghiệm triển khai và phát triển
Năng lực của nhà cung cấp thể hiện rất rõ ở kinh nghiệm triển khai và thời gian hoạt động của công ty. Nên chọn những nhà cung cấp đã triển khai thành công hóa đơn điện tử cho tập khách hàng gồm nhiều tên tuổi lớn, đa ngành đa nghề, bao gồm cả những công ty cùng quy mô, cùng lĩnh vực với doanh nghiệp của bạn. Nhà cung cấp đó thực sự có hiểu biết sâu về hóa đơn điện tử, các nghiệp vụ kế toán nên họ sẽ có thể hỗ trợ hết mức cho bạn trong quá trình cài dùng phần mềm.
Dịch vụ chăm sóc
Phần mềm hóa đơn điện tử được doanh nghiệp sử dụng liên tục, hàng ngày, hàng giờ trong thời gian dài. Vì vậy, hãy lựa chọn đơn vị nhà cung ứng có thể hỗ trợ cho khách hàng mọi lúc mọi nơi với thời gian bảo hành dài cùng tác phong chuyên nghiệp. Hãy đảm bảo rằng luôn có người lắng nghe và giải quyết những vấn đề doanh nghiệp gặp phải trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.
Công ty cổ phần Asiasoft Solution – nhà cung cấp hóa đơn điện tử A- Invoice uy tín!
Để đáp ứng được những tiêu chí chọn lọc khắt khe của nhiều công ty, Asiasoft đã phát triển phần mềm hóa đơn điện tử A- Invoice và tự hào đã là nhà cung cấp của một loạt các doanh nghiệp lớn như: Vigracera , Vinapaco, Ben Thanh GCC, Viettravel….
Công ty cổ phần Asiasoft Solution phát triển phần mềm hóa đơn điện tử A-Invoice
Thành lập và phát triển với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, Asiasoft Solution không chỉ tích lũy, nâng cao được năng lực công nghệ mà còn có sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, đặc thù của đa dạng ngành nghề, mô hình kinh doanh khác nhau
Nếu cần tư vấn thêm về hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được:
- Tư vấn nhiệt tình
- Hỗ trợ và hướng dẫn sử dụng
- Giá thành ưu đãi
- Tích hợp với phần mềm kế toán, ERP trong doanh nghiệp
- Thiết kế mẫu hóa đơn theo yêu cầu.