Hóa đơn điện tử xăng dầu là một trong những giải pháp “mũi nhọn” của ngành Thuế nhằm chống thất thu ngân sách Nhà nước trong lĩnh vực xăng dầu.

Tuy nhiên, việc xuất hóa đơn điện tử xăng dầu vẫn cần sự hỗ trợ từ nhiều phía. Đặc biệt, cơ quan thuế cũng có nhiều Công văn hướng dẫn khá cụ thể về việc xuất hóa đơn điện tử bán xăng dầu từng lần.

1. Cây xăng phải xuất hóa đơn xăng dầu từng lần không?

Căn cứ theo Điểm i, Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng được xác định là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.

Như vậy, có thể hiểu đơn giản là sau mỗi lần bán xăng dầu, cửa hàng xăng dầu, cây xăng đều phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử ngay.

Đồng thời, người bán cũng phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử kể cả trường hợp người mua là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh và phải đảm bảo hóa đơn có thể tra cứu được khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

2. Hướng dẫn xuất hóa đơn xăng dầu theo từng lần bán

Việc xuất hóa đơn xăng dầu theo từng lần bán được hướng dẫn khá cụ thể tại Công văn 14617/CTTPHCM-TTHT:

2.1. Nguyên tắc lập và quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử xăng dầu

Theo Khoản 1, Điều 90, Luật Quản lý thuế năm 2019 quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử thì đối với hoạt động kinh doanh bán lẻ xăng dầu, người bán cần lập hóa đơn điện tử tuân thủ chuẩn định dạng dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về kế toán, về thuế, bất kể giá trị từng lần bán hàng.

2.2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử xăng dầu

Thời điểm lập hóa đơn điện tử xăng dầu được quy định tại Điểm i, Khoản 4, Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, các cửa hàng bán xăng dầu, cây xăng phải lập hóa đơn điện tử ngay thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần.

Mặt khác, người bán cần đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn điện tử đối với trường hợp khách hàng là cá nhân kinh doanh, cá nhân không kinh doanh, đảm bảo có thể tra cứu hóa đơn khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

2.3. Nội dung của hóa đơn điện tử xăng dầu

Theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử xăng dầu cần đảm bảo những nội dung sau:

- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, liên hóa đơn.

- Số hóa đơn.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. Lưu ý: Trong một số trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải thể hiện mã số thuế người mua.

- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, dịch vụ, thành chưa chưa có thuế VAT, thuế VAT, tổng số tiền thuế VAT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế VAT, tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế VAT.

- Chữ ký của người bán, người mua.

- Thời điểm lập hóa đơn: Hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

- Thời điểm ký số: Được xác định là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử xăng dầu, được hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm thuộc năm dương lịch.

- Mã của cơ quan thuế đối với trường hợp hóa đơn điện tử xăng dầu có mã của cơ quan thuế.

- Phí, lệ phí thuộc ngân sách Nhà nước, chương trình chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.

2.4. Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử xăng dầu

Về nội dung hóa đơn điện tử xăng dầu, người bán lưu ý: Hóa đơn điện tử xăng dầu không nhất thiết phải có đầy đủ các chỉ tiêu như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.

3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu

Trong phạm vi bài viết này sẽ hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử xăng dầu của cửa hàng Petrolimex, các bước như sau:

Bước 1: Nhập mã tra cứu hóa đơn trên Phiếu tra cứu hóa đơn điện tử hoặc Email thông báo phát hành hóa đơn:

Bước 2: Nhập mã xác thực.

Bước 3: Tra cứu hóa đơn:

Bước 4: Bấm chọn “Xem” để xem hiển thị thông tin hóa đơn:

Bước 5: Đọc thông tin hóa đơn, có thể tải và in hóa đơn “Chứng từ giấy của hóa đơn điện tử (nếu cần).

Trên đây là một số thông tin quan trọng về hóa đơn xăng dầu.

Việc phổ biến hóa đơn điện tử được áp dụng đồng nghĩa với ngành xăng dầu cũng phải xuất hóa đơn điện tử theo từng lần bán nên doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này cần lưu ý.

Đồng thời, khi lập hóa đơn, bạn cần nắm được các nội dung trên hóa đơn để lập và xuất hóa đơn đúng quy định.