Ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn điện tử có sự thay đổi như thế nào 2025? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây để nắm bắt được thông tin và quy định mới nhất.
1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
– Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
– Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
– Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
– Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
– Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
– Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
(Điểm a, khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
2.Ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2024 thì thể hiện là số 24; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2025 thì thể hiện là số 25;
– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
Như vậy, khi bắt đầu bước sang năm 2025, hai ký tự thể hiện năm lập hóa đơn sẽ là 25. Ví dụ: Năm 2024 sử dụng hóa đơn có ký hiệu 1C24TYY thì sang năm 2025 sẽ chuyển thành 1C25TYY.
3. Số hóa đơn khi bắt đầu năm 2025
Căn cứ theo khoản 3 điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 1 điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn. Ký hiệu hóa đơn theo năm tạo hóa đơn và số hóa đơn sẽ bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Khi chuyển đổi ký hiệu hóa đơn sang năm mới, hệ thống tự động chuyển số lượng hóa đơn còn lại từ ký hiệu năm cũ sang ký hiệu hóa đơn cho năm mới.