Phiếu xuất kho là gì? Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho như nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây để biết thêm thông tin chi tiết.
1. Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là văn bản được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ đã xuất cho các bên bộ phận trong doanh nghiệp hay cơ quan nhà nước sử dụng.
Phiếu xuất kho còn dùng để làm căn cứ đánh giá tình hình mua bán trao đổi hàng hóa của các đơn vị. Làm cơ sở để hạch toán chi phí sản xuất – tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm soát thực trạng sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để hạch toán chi phí sau này cũng như phục vụ cho quá trình kiểm tra, giám sát các mức tiêu hao vật tư của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sử dụng phiếu xuất kho sẽ tăng tính năng suất trong quản lý kho hiện nay, hỗ trợ lập nên kế hoạch, giảm thiểu chi phí doanh nghiệp , tính toán nhập kho để đảm bảo quá trình luân chuyển trong kho được thực hiện đồng bộ, nhanh chóng hơn. doanh nghiệp có thể tính toán số lượng hàng hóa, những hạch toán hàng tháng để có thể điều chỉnh hợp lý lại, tránh việc tồn hàng trong kho quá nhiều.
2. Mẫu phiếu xuất kho hiện nay
Hiện nay, Bộ Tài chính ban hành mẫu Phiếu xuất kho ban hành kèm theo một số Thông tư như Thông tư 200, Thông tư 133…
Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200
Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133
3. Hướng dẫn cách lập phiếu xuất kho
Tùy mỗi doanh nghiệp mà việc in phiếu xuất kho sẽ do bộ phận quản lý kho hay bộ phận xin lĩnh lập. Sau khi điền thông tin, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong sẽ chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt rồi thì hàng mới được xuất kho. Vai trò của phiếu xuất kho rất quan trọng nên việc lập phiếu xuất kho phải được các doanh nghiệp đảm bảo được sự chính xác.
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu; họ tên người nhận hàng, tên đơn vị (bộ phận); số hóa đơn hoặc lệnh xuất kho, ngày, tháng, năm theo hóa đơn; lý do xuất kho, và tên kho xuất.
– Ngày tháng năm: ghi lại thời điểm ngày tháng lập phiếu.
– Số: ghi liên tục không được ghi rời nhau, và phải ghi theo đúng với số thứ tự tính từ nhỏ đến lớn.
– Họ và tên của người nhận hàng: ghi đầy đủ họ tên người nhận hàng. có thể là người trong hoặc ngoài doanh nghiệp,
– Cột A: ghi số thứ tự của vật tư – hàng hóa lập phiếu.
– Cột B: ghi tên – nhãn hiệu – quy cách – phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
– Cột C: ghi mã số tương ứng
– Cột D: ghi đơn vị tính tương ứng, thường là chiếc hoặc bộ
– Cột 1: ghi số lượng yêu cầu xuất kho của người/ bộ phận sử dụng
– Cột 2: ghi đơn giá tương ứng
– Cột 3: tính thành tiền từng loại vật phẩm – hàng hóa
– Dòng “Cộng”: cộng tổng cột “Thành tiền”
– Dòng “Tổng số tiền” (viết bằng chữ): ghi bằng chữ số tiền ở cột “thành tiền” trên phiếu xuất kho
– Ghi số chứng từ gốc kèm theo (nếu có)
+ Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên giống nhau.
+ Khi phiếu xuất kho được lập xong, người lập phiếu, kế toán trưởng ký và sau đó chuyển sang Giám đốc, người có uỷ quyền xác nhận và ghi rõ họ tên. Và giao cho người nhận cầm phiếu xuất kho xuống kho gặp thủ kho để nhận hàng hoá, vật tư…
+ Sau khi vật tư, công cụ, hàng hóa đã được xuất kho thì thủ kho ghi vào cột số 2 về số lượng thực xuất của từng loại, ghi đầy đủ ngày tháng năm xuất kho. Đồng thời ký tên và cùng người nhận ký tên và ghi rõ họ tên đầy đủ.
+ Liên 1 của phiếu xuất kho sẽ được lưu lại ở bộ phận lập phiếu.
+ Liên 2 sẽ do thủ kho giữ. Thủ kho giữ lại để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để kế toán ghi cột 3 và 4 và hạch toán ghi sổ kế toán.
+ Liên 3 do người nhận hàng hoá, vật tư, công cụ dụng cụ giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp.
4. Quy trình xuất kho
4.1 Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng
Bước 1: Bộ phận kinh doanh hoặc các đơn vị phụ trách sẽ gửi yêu cầu xuất hàng cho kế toán kèm đơn hàng
Bước 2: Kế toán sẽ kiểm tra lượng tồn kho, nếu đủ sẽ tiến hành xuất kho, nếu không thì cần phản hồi cho bộ phận gửi yêu cầu
Bước 3: Kế toán lấy thông tin trên đơn hàng để làm cơ sở lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để thực hiện hoạt động xuất hàng. Phiếu xuất kho thường được in thành nhiều liên để bộ phận liên quan lưu trữ như kế toán, thủ kho, vận chuyển tiếp nhận hàng.
Bước 4: Khi thủ kho đã có đủ các thông tin cần thiết thì chuẩn bị hàng hóa đem đi xuất và trên phiếu cần phải có đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận như kế toán, thủ kho, vận chuyển hàng hóa.
Bước 5: Thủ kho cùng kế toán sẽ phối hợp với nhau để cập nhật các thông tin, thủ kho sẽ ghi lại thẻ kho và kế toán ghi nhật ký xuất kho.
4.2 Quy trình xuất kho sản xuất
Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu gửi yêu cầu cho ban giám đốc hoặc phòng kế hoạch sản xuất
Bước 2: Các bộ phận có thẩm quyền sẽ nhận yêu cầu và phê duyệt
Bước 3: Kế toán nhận yêu cầu và kiểm tra lại hàng trong kho, nếu đủ nguyên vật liệu sẽ cho xuất kho, nếu không thì phản hồi lại cho các bộ phận yêu cầu
Bước 4: Thủ kho sẽ thực hiện xuất kho theo yêu cầu và ký nhận
Bước 5: Thủ kho và kế toán sẽ cùng phối hợp để cập nhật các thông tin về hàng hóa tồn kho
4.3 Quy trình xuất kho hàng hóa để lắp ráp
Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp sẽ gửi yêu cầu đến ban giám đốc hoặc bộ phận có quyền hạn giải quyết xuất kho
Bước 2: Ban giám đốc hoặc bộ phận phụ trách tiếp nhận và phê duyệt yêu cầu
Bước 3: Kế toán tiếp nhận yêu cầu xuất lắp ráp, lập phiếu xuất và chuyển đến thủ kho
Bước 4: Thủ kho thực hiện xuất hàng hóa theo yêu cầu đã phê duyệt
Bước 5: Bộ phận có nhu cầu nhận hàng hóa, kiểm tra hàng hóa và tiến hành lắp ráp
Bước 6: Kế toán, thủ kho sẽ phối hợp với nhau để cập nhật thông tin
Bước 7: Bộ phận lắp ráp sau khi hoàn thiện sản phẩm sẽ chuyển về kho theo quy trình xuất kho
4.4 Quy trình xuất để chuyển kho
Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi yêu cầu cho ban giám đốc, nêu rõ địa điểm đi và đến của hàng hóa, mức độ cần thiết cũng như mục đích chuyển kho
Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền cần xem xét và phê duyệt, nếu từ chối thì sẽ kết thúc quy trình còn nếu đồng ý thì sẽ đưa yêu cầu cho kế toán
Bước 3: Kế toán thống nhất với kho mới về chính sách, số lượng hàng chuyển cũng như thời gian chuyển và lập phiếu kho
Bước 4: Các hàng hóa sau khi được kiểm tra kỹ và biên bản có đủ chữ ký vào biên nhận sẽ có thể tiến hành xuất kho và nhập kho mới
Bước 5: Kế toán tiếp nhận thông tin