Ngày 01/11/2020 là thời điểm tất cả các doanh nghiệp phải hoàn tất chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Thời gian không còn nhiều nhưng vẫn còn doanh nghiệp băn khoăn về những vấn đề khúc mắc gặp phải trong quá trình chuyển đổi. Những lưu ý sau đây sẽ giải đáp và giúp doanh nghiệp chuyển đổi một cách thuận lợi.

Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Để đăng ký phát hành hóa đơn, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử tổ chức phải ra quyết định sử dụng hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp có thể gửi văn bản giấy hoặc lựa chọn gửi điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế để thuận tiện.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử.

• Bước 2: Lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi chính thức được phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 33/2011/TT-BTC) gửi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.

Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn doanh nghiệp sử dụng để đăng ký phát hành

• Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử và gửi hóa đơn điện tử mẫu

Tổ chức đăng ký phát hành hóa đơn cần ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi điện tử đến cơ quan Thuế theo đúng định dạng hóa đơn điện tử sẽ được gửi đến người mua.

3 bước trên với các văn bản liên quan của doanh nghiệp được gửi đến cơ quan Thuế trong một lần. Nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp sau 2 ngày làm việc thì theo Thông tư 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính, doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.

Cách chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trong quá trình lưu thông hàng hóa, người bán được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhưng chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất.

Điều kiện in chuyển đổi hóa đơn điện tử như sau:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Ký hiệu này gồm các thông tin sau:
  • Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”)
  • Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi
  • Thời gian thực hiện chuyển đổi
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo yêu cầu quy định hóa đơn điện tử và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán và có giá trị pháp lý khi bảo đảm đầy đủ các yêu cầu trên.

Doanh nghiệp cần chuyển sang hóa đơn điện tử trước hạn cuối 01/11/2020

Nghị định mới nhất về hóa đơn điện tử

Ngày 12/09/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP gồm 5 chương với 37 điều. Đây là nghị định mới nhất quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và đã chính thức có hiệu lực từ ngày 01/11/2018.

Những nội dung đáng chú ý trong nghị định này có thể kể đến:

• Hoàn thành chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất vào 01/11/2020
• Quy định cụ thể về việc áp dụng hóa đơn điện tử không mã với doanh nghiệp một số ngành nhất định
• Hóa đơn điện tử có mã xác thực được áp dụng với hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ trở lên
• Bắt buộc hủy hóa đơn giấy còn tồn kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế
• Quy định cụ thể về 5 nhóm đối tượng được hưởng miễn phí hóa đơn điện tử có mã

Doanh nghiệp nên tìm đọc toàn văn Nghị định 119/2018/NĐ-CP để biết chi tiết, đồng thời thường xuyên theo dõi các thông tư, hướng dẫn, tin tức về hóa đơn điện tử để kịp thời cập nhật tình hình về quá trình thực hiện chuyển giao hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, phù hợp nhất

Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử là một trong những điều đáng quan tâm hàng đầu đối với doanh nghiệp. Bởi quá trình sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp là thường xuyên và lâu dài, có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà cung ứng tốt sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình: từ khi chuẩn bị sử dụng hóa đơn điện tử, trong quá trình thiết lập giải pháp và cả trong quá trình sử dụng lâu dài. Quá trình chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp cũng vì thế mà trở nên thuận lợi hơn nhiều.

Phần mềm hóa đơn điện tử A-Invoice của Asiasoft với 17 năm kinh nghiệm

Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển, cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, kinh nghiệm triển khai cho khách hàng đa dạng ngành nghề, quy mô, Công ty Cổ phần phát triển phần mềm Asia tự hào là nhà cung cấp phần mềm uy tín và đáng tin cậy.

Không chỉ đáp ứng các tính năng nghiệp vụ cơ bản về hóa đơn, A-Invoice của Asiasoft còn đáp ứng được các tiêu chuẩn khắt khe về chất lượng, độ ổn định, tính bảo mật, khả năng tích hợp với phần mềm quản lý sẵn có, khả năng xử lý dữ liệu lớn của các thương hiệu hàng đầu.

Quý khách hàng mong muốn tư vấn và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử A-Invoice của công ty cổ phần Asia Solutions để được tư vấn trực tiếp và nhanh nhất

Thông tin liên hệ

Thủ đô Hà Nội

Hotline: 0936.348.626

06, Phố Vũ Ngọc Phan, Q. Đống Đa, Hà Nội

ĐT: 024.3776.1663 /Fax: 024.3776.1823

Thành phố Đà Nẵng

Hotline: 0935.072.299

721 Điện Biên Phủ, Q. Thanh Khê, Đà Nẵng

ĐT: 0236.222.9308 /Fax: 0236.363.4897

Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0909.605.913

730/126 Lê Đức Thọ, P. 15, Q. Gò Vấp, TP. HCM

ĐT: 1900 63 66 89 /Fax: 028.3989.4277

Email: info@asiasoft.com.vn