Được đưa vào sử dụng đầu tiên vào năm 2011, sau 7 năm, hóa đơn điện tử đã chứng minh được những lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy truyền thống. Nó không chỉ là yêu cầu mà Chính phủ đề ra với mỗi doanh nghiệp mà còn là một phương tiện giúp doanh nghiệp hội nhập trong thời kỳ công nghệ số.
1.Tiết kiệm chi phí
Nếu như với hóa đơn giấy, các doanh nghiệp thường phải mất khá nhiều thời gian và chi phí cho việc đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, nhân lực viết hóa đơn… trong khi với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn một khoản chi phí cho phần mềm hóa đơn điện tử. Như vậy, theo ước tính, chi phí của hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.
2. Giảm thời gian giao – nhận hóa đơn
Việc xuất hóa đơn giấy hiện nay khá phức tạp, kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3 khi viết, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện. Thông thường, phải mất vài ngày khách hàng mới nhận được hóa đơn.
Trong khi đó, với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có internet.
Hóa đơn điện tử đang đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp (Ảnh minh họa)
3. Đánh tan nỗi lo thất lạc hóa đơn
Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính và cũng sẽ được chuyển cho khách hàng qua internet, trong khi hóa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác. Việc hóa đơn giấy bị thất lạc rất dễ rảy xa và gây không ít phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC trường hợp làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có thể bị phạt đến 08 triệu đồng.
4. Có độ an toàn, chính xác cao
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Vì thế, đây là loại hóa đơn không thể làm giả. Đáng chú ý, hóa đơn điện tử có độ chính xác rất cao, trong khi viết hóa đơn giấy thường xảy ra sai sót như: viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá… và việc xử lý sai sót trong các trường hợp này thường rất phức tạp và mất thời gian.
5. Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Theo quy định củaThông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý; hạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý I là 30/4, quý II là 30/7, quý III là 30/10 và quý IV là 30/1 của năm sau.
Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm. Kế toán doanh nghiệp giảm bớt được một đầu mục công việc mỗi quý.
Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp. Công ty Phát triển phần mềm Asia tự hào là đơn vị cung cấp các phần mềm tốt nhất đến với khách hàng. Quý khách có nhu cầu tư vấn xin vui lòng liên lạc đến chi nhánh gần nhất tại Hà Nội, Đà Nẵng, tp.Hồ Chí Minh để được tư vấn nhanh nhất.