I. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử không còn là khái niệm xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Theo thống kê, năm 2016 cả nước đã có khoảng 800 doanh nghiệp tại các tỉnh thành chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Các doanh nghiệp hiện nay ít nhiều đã biết đến hóa đơn điện tử trực tiếp hay gian tiếp, chủ động hay bị động. Dù ở hình thức nào, hóa đơn điện tử cũng đang chứng minh được các điểm ưu việt so với hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung sau:

a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;

Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

2.  Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

3. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC: Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định

- Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

- Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

- Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .

- Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.

- Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

Phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy- A-Invoice

Với 17 năm hoạt động trong lĩnh vực phát triển phần mềm, Công ty Phát triển Phần mềm Asia đã xây dựng phần mềm kế toán A-Invoice đáp với những ưu điểm:

- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ về Hóa đơn cho Nhà hàng: Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC giải quyết tối ưu các vấn đề Nhà hàng đang gặp phải: Phát hành, Lưu trữ, quản lý, tìm kiếm,...

- Tiết kiệm chi phí đầu tư: Nhà hàng không cần đầu tư cơ sở hạ tầng, chỉ cần chi trả phí thuê bao hàng năm và phí sử dụng hóa đơn theo gói. Tiết kiệm 90% chi phí liên quan đến hóa đơn khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử A-Invoice.

- Phần mềm có thể tích hợp với các phần mềm kế toán hiện hành, tra cứu miễn phí 10 năm với 2 mẫu hóa đơn thiết kế miễn phí cho khách hàng ( có thể chèn logo hoặc chỉnh sửa theo yêu cầu)

- Khách hàng có thể dễ dàng lấy Hóa đơn tại các chi nhánh khác nhau của Nhà hàng nhanh chóng. Hóa đơn điện tử MeInvoice.vn giúp Nhà hàng dễ dàng thống kê doanh thu, số lượng Hóa đơn phát hành ra của từng chi nhánh trong hệ thống.

Quý khách hàng muốn được tư vấn và cài demo miễn phí, chọn lựa được gói hóa đơn điện tử phù hợp với Nhà hàng của mình cũng như có mẫu hóa đơn đẹp nhất, giá cả cạnh tranh nhất thì hãy liên hệ với chúng tôi – Công ty CP phát triển phần mềm Asia.

Hiện công ty phát triển với 3 chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh, Quý khách hàng có nhu cầu xin vui lòng liên hệ đến chi nhánh gần nhất để được tư vấn miễn phí trong thời gian ngắn nhất!