1. Quy định về sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
Theo Nghị định 48825/CT-TTHT, Tổng Cục Thuế khẳng định: Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 – 31/10/2020 thì Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực nên trong khoảng thời gian này, các đơn vị kinh doanh có thể được cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau như hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in.
Trong đó, Nhà nước khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử.
Như vậy, với quy định như trên thì doanh nghiệp hoàn toàn được phép sử dụng song song cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy mà không hề sợ vi phạm pháp luật.
2. Những điểm cần lưu ý khi sử dụng song song hai loại hóa đơn
2.1. Thời điểm ngừng sử dụng song song nhiều loại hóa đơn
Theo đúng quy định thì Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sẽ chính thức hết hiệu lực vào ngày 31/10/2020. Do đó, thời hạn cuối cùng để doanh nghiệp có thể dùng song song cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là vào ngày 31/10/2020.
Điều này đồng nghĩa rằng, chính thức từ ngày 1/1/2020, các đơn vị phải chấm dứt tình trạng sử dụng song song cả hai loại hình hóa đơn và chỉ được phép sử dụng duy nhất hóa đơn điện tử, đúng như quy định bắt buộc thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/1/2020 của Thông tư 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
2.2. Quy định về xuất hóa đơn
Tuyệt đối không được xuất 2 hình thức hóa đơn đối với cùng 1 đơn hàng. Điều này đồng nghĩa rằng nếu đơn hàng A đã được xuất hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in) thì sẽ không xuất lại với hóa đơn điện tử nữa.
2.3. Lĩnh vực áp dụng
Với loại hàng hóa, dịch vụ khác nhau, doanh nghiệp được phép sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
Chẳng hạn như mặt hàng B doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, mặt hàng C doanh nghiệp lại có thể dùng hóa đơn giấy, điều này không sao cả.
3. Thời điểm bắt buộc doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị định 119/2018/NĐ-CP được ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 đã quy định về hiệu lực thi hành bắt đầu từ ngày 01 tháng 11 năm 2018. Tính đến thời điểm hiện tại, doanh nghiệp có chưa đến 1 năm để chính thức chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế theo quy định sẽ tiến hành chậm nhất là ngày 1/11/2020.
Đồng thời trong khoảng thời gian 2 năm, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP vẫn có hiệu thực thi hành. Có nghĩa các công tác liên quan đến hóa đơn điện tử sẽ thực hiện theo nghị định 119, còn hóa đơn giấy vẫn thực hiện như cũ.
Chính thức từ ngày 1/11/2020, các nghị định trên sẽ hết hiệu lực thi hành. Như vậy, bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân có bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.
4. Lợi ích khi chuyển đối sang sử dụng hóa đơn điện tử
Khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ có được những lợi ích như:
- Tối ưu chi phí in ấn, phát hành hoá đơn.
- Thời gian giao – nhận hoá đơn nhanh chóng
- Hóa đơn điện tử có độ an toàn, chính xác cao.
5. Đơn vị hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử chuyên nghiệp
A-invoice đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về một nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo Điều 5 Thông tư 32/2011/TT-BTC và Điều 31, Điều 32 Nghị định 119/2018/NĐ-CP gồm:
- Nhà cung cấp phải là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Nhà cung cấp phải có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.
- Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
- Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.
- Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần phải có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.
- Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .
- Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
- Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).
Kết luận
Để được tư vấn và đăng ký tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử Ainvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
Khu vực miền Bắc : 0936 348 626
Khu vực miền Trung: 0935.072.299
Khu vực miền Nam: 0909.605.913
Website : http://asiainvoice.vn/