Quản lý hóa đơn đầu vào thủ công đã “ngốn”phần lớn quỹ thời gian làm việc chuyên môn của kế toán. Nhập tay dữ liệu, quản lý – theo dõi hóa đơn đầu vào qua excel dẫn đến sai sót, mất thời gian kiểm tra, xác thực hóa đơn, khó khăn tra cứu, tìm kiếm hóa đơn khi cần… Làm thế nào để giải quyết tất cả những vấn đề đó? Hãy đọc bài viết sau để có câu trả lời nhé.
Phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào có thật sự cần thiết trong doanh nghiệp?
Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào? Nhiều doanh nghiệp cho rằng đây là giải pháp chưa thật sự cần thiết và tốn chi phí của công ty. Tuy nhiên, nếu bạn ở vị trí một CEO, manager hãy hướng mắt đến phòng kế toán, bạn sẽ chứng kiến một lỗ hổng “lãng phí” rất lớn trong mô hình làm việc của mình khi kế toán phải:
1. Lưu trữ thủ công, quản lý và theo dõi qua bảng tính excel làm mất thời gian của kế toán
Sau khi nhận hóa đơn giấy từ nhà cung cấp, kế toán thực hiện hạch toán bằng cách nhập liệu thủ công vào bảng tính excel để theo dõi. Mặt khác, kế toán phải lưu trữ chứng từ gốc kẹp vào sổ hóa đơn theo từng tháng/quý/năm. Quy mô phình to và thời gian làm việc lớn, lâu dần số lượng chứng từ, hóa đơn ngày một nhiều. Việc quản lý, tra cứu hóa đơn sẽ trở nên khó khăn và mất thời gian của kế toán.
2. Nhận hóa đơn điện tử qua email nhưng vẫn phải in ra giấy để lưu trữ dẫn đến lưu trữ rời rạc, thiếu nhất quán
Nhà cung cấp sử dụng hóa đơn điện tử, khi doanh nghiệp mua hàng sẽ nhận được hóa đơn đầu vào qua email. Tuy nhiên kế toán vẫn phải in hóa đơn đầu vào đó ra giấy để lưu trữ và nhập liệu thủ công vào bảng tính excel hoặc phần mềm kế toán. Dữ liệu được lưu trữ ở nhiều nơi: email, hóa đơn bản sao lưu trữ, bảng excel, phần mềm kế toán dẫn đến thiếu nhất quán, tam sao thất bản, sai sót hoặc thất lạc dữ liệu.
3. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn thủ công hoặc không có phương pháp kiểm tra dẫn đến sai sót gây tổn thất cho công ty
Khi kế toán nhận được hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp cần phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn để xác nhận hóa đơn mua hàng đúng quy định. Kế toán có thể kiểm tra bằng mắt thường theo kinh nghiệm hoặc sử dụng mã số thuế để tra cứu thông tin doanh nghiệp. Nhiều kế toán không có phương pháp kiểm tra dẫn đến sai sót, hóa đơn giả mạo,…gây tổn thất cho công ty.
4. Nhập tay số liệu hóa đơn từ email vào phần mềm kế toán tốn thời gian của nhân viên
Kế toán hàng ngày nhận hóa đơn điện tử qua email sẽ thực hiện nhập tay số liệu vào phần mềm kế toán. Quy trình này có thể không trở thành vấn đề đối với các doanh nghiệp ít phát sinh nghiệp vụ trong kỳ. Tuy nhiên với các doanh nghiệp sản xuất, nghiên cứu, công nghệ,.. cần mua nhiều hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ:
- Mất thời gian nhập liệu số liệu
- Nhập thiếu hóa đơn, nhập hóa đơn 2 lần
- Sai sót trong quá trình nhập liệu
- Khó theo dõi hóa đơn đầu vào qua email do bị trôi hoặc chồng chéo giữa các email khác
- Ảnh hưởng quỹ thời gian thực hiện công việc chuyên môn của kế toán
Với những lý do trên, doanh nghiệp cần khẩn trương áp dụng phần mềm hóa đơn đầu vào điện tử để tối ưu hóa thời gian xử lý hóa đơn đầu vào và nâng cao năng suất làm việc của kế toán. Theo dõi ngay giải pháp quản lý hóa đơn điện tử A-Invoice của ASIASOFT để “tháo gỡ” những bất cập trên trong bộ phận hành chính – kế toán.