Hiện nay, Bộ Tài chính ban hành mẫu Phiếu xuất kho ban hành kèm theo một số Thông tư như Thông tư 200, Thông tư 133...

Bài viết dưới đây sẽ trình bày mẫu này và hướng dẫn cách ghi chi tiết trong bài viết sau.

1. Phiếu xuất kho được dùng để làm gì?

Phiếu xuất kho là biểu mẫu được sử dụng để ghi nhận số lượng công cụ, nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm, hàng hóa… được xuất ra từ kho của doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước.

Mẫu Phiếu xuất kho dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.

Khi ghi chép số lượng hàng hóa vật tư đã được xuất ra, mẫu Phiếu xuất kho thường được các doanh nghiệp sử dụng để theo dõi và quản lý việc biến động hàng hóa trong kho để điều chỉnh và kiểm soát cho hợp lý.

Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để đánh giá tình hình kinh doanh, mua bán, trao đổi hàng hóa của các đơn vị. Vì thế, việc lập mẫu Phiếu xuất kho cần được đảm bảo sự hợp lệ, chính xác, đồng thời tạo thuận lợi cho bộ phận kế toán đối chiếu chứng từ.

Phiếu xuất kho do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký và chuyển cho Giám đốc hoặc người ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận phiếu xuống kho nhận hàng.

2. Mẫu phiếu xuất kho và cách viết

Mẫu phiếu xuất kho theo mẫu số 02-VT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Cách viết phiếu xuất kho

Trên phiếu xuất kho phải ghi rõ: đơn vị, bộ phận, thời gian lập phiếu (ngày, tháng, năm); họ tên người nhận hàng; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

• Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số và đơn vị tính của vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
• Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
• Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu).
• Cột 3, 4: Kế toán ghi đơn giá (tùy theo quy định hạch toán của doanh nghiệp) và tính thành tiền của từng loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).
• Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá thực tế đã xuất kho.
• Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trên Phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập thành 3 liên. Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng.

Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên).

• Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
• Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
• Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

3. Các nội dung cần có của Phiếu xuất kho

Mặc dù, Bộ Tài chính đã ban hành các mẫu Phiếu xuất kho dành cho các loại hình doanh nghiệp. Chẳng hạn, Thông tư 200 áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Thông tư 133 áp dụng với doanh nghiệp nhỏ và vừa… Tuy nhiên, đối với việc lưu hành nội bộ, các doanh nghiệp cũng có thể tự lập mẫu Phiếu xuất kho riêng phù hợp với doanh nghiệp mình.

Thông thường, Phiếu này gồm các nội dung sau:

• Có tên đơn vị và bộ phận xuất kho.
• Họ tên người nhận, đơn vị, mã số phiếu xuất, ngày lập phiếu, lý do xuất kho…
• Tên nhãn hiệu và quy cách sản phẩm, đơn vị tính của sản phẩm.
• Số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm xuất kho và đơn giá (nếu có)

Phiếu xuất kho cần có 3 liên, trên phiếu cần có chữ ký của các bộ phận liên quan như giám đốc, người nhận, thủ kho và người lập phiếu.