Nghị định 19/2018/NĐ-CP được ban hành tháng 9/2018 quy định cụ thể và mở rộng hơn về nhóm đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc chuyển đổi toàn bộ sang hóa đơn điện tử chỉ còn là vấn đề thời gian, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp hiện vẫn chưa áp dụng và còn nhiều băn khoăn.
Bộ Tài chính đặt mục tiêu đến năm 2020, khoảng 90% doanh nghiệp hay 90% hàng hóa lưu thông trên thị trường được áp dụng hóa đơn điện tử. Điều cần làm với các doanh nghiệp vẫn đang dùng hóa đơn giấy là phải chuẩn bị ngay để tránh rơi vào thế bị động khi có văn bản mới quy định việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, ngừng sử dụng hóa đơn giấy đối với doanh nghiệp mình.
Những việc doanh nghiệp cần triển khai tiến hành ngay để không rơi vào bị động khi buộc phải dùng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy
Để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ cần đáp ứng một số điều kiện nhất định và theo một quy trình đơn giản.
Doanh nghiệp cần đầu tư và chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị:
- Cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin: Phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay khá nhỏ gọn, tiện dụng, cài đặt đơn giản và yêu cầu về hạ tầng CNTT cũng rất đơn giản như: máy tính, mạng internet…
- Chữ ký số: tìm nhà cung cấp để sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp.
- Phần mềm hóa đơn điện tử: về lý thuyết, doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm, tuy nhiên, trên thực tế, các công ty lựa chọn sử dụng sản phẩm của một tỏ chức uy tín để đảm bảo chất lượng phần mềm, hệ thống hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp sao cho hoạt động ổn định và nhanh chóng.
Nếu lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp, quy trình tiếp theo để phát hành hóa đơn điện tử sẽ có cán bộ chuyên trách hỗ trợ và tư vấn cho doanh nghiệp về các bước thực hiện, đăng ký với cơ quan Thuế và biểu mẫu kèm theo như:
- Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
- Ký số hóa đơn điện tử mẫu do nhà cung cấp thiết kế
Theo quy định, sau 2 ngày gửi thông báo đến cơ quan thuế mà ko nhận được phản hồi là khách hàng được quyền sử dụng hóa đơn điện tử..
Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử A-Invoice do Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm Asia xây dựng đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp với ngành nghề kinh doanh, loại hình và quy mô khác nhau. Với kinh nghiệm trong 17 năm, hiện Asia đang là đối tác triển khai hóa đơn điện tử cho các thương hiệu lớn như: Viglacera, Apatit, Tổng công ty Giấy Việt Nam….
Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi dùng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử ra đời đã khắc phục được những nhược điểm cố hữu của hóa đơn giấy
Ngay cả khi chưa có các Nghị định quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đều đã tăng nhanh qua các năm do nhận thấy được lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử mang lại.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, giảm phần việc thủ công, các công ty, tổ chức đã rút ngắn được thời gian các thủ tục hành chính liên quan, như: thời gian đăng ký phát hành hóa đơn, thời gian đặt in hóa đơn, thời gian xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng,…
Việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thao tác đơn giản trên máy tính là có thể tạo lập, xuất hay chỉnh sửa và gửi trực tiếp hóa đơn cho khách hàng qua nhiều phương tiện điện tử khác nhau. Thông tin về từng hóa đơn cũng được lưu trữ khoa học trên hệ thống máy chủ, tiện lợi cho việc tra cứu, giảm 75% chi phí, càng sử dụng nhiều chi phí càng giảm ( chi phí vận chuyển, in ấn, lưu trữ…)
Giảm tình trạng giả mạo hóa đơn
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, ký số lên hóa đơn điện tử và sử mã xác thực của cơ quan Thuế cấp, việc mua bán hóa đơn giá trị gia tăng trên thị trường giảm và doanh nghiệp cũng được hưởng lợi từ một thị trường minh bạch.