Trong kinh doanh,việc xuất hóa đơn bảo hành sản phẩm đóng vai trò quan trọng, không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là biện pháp quản lý chất lượng và chăm sóc khách hàng.
Hóa đơn bảo hành không chỉ là một tờ giấy xác nhận, mà còn là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng. Vậy xuất hóa đơn bảo hành sản phẩm như nào?
Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.
1. Căn cứ pháp lý
Căn cứ điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:
‘’Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1.Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.’’
Căn cứ theo Công văn số 15277/CTTPHCM-TTHT ngày 06/12/2022 của Cục thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn như sau:
2. Khái niệm bảo hành là gì?
Bảo hành hàng hóa, có thể hiểu một cách khái quát chính là việc bên bán hàng hóa đặt ra cho mình nghĩa vụ sửa chữa hàng hóa đã bán cho bên mua trong một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo quyền lợi cho người mua trong trường hợp hàng hóa được bán có khuyết tật hay hư hỏng.
3. Chi phí bảo hành có phải xuất hóa đơn?
Bảo hành sản phẩm là một khâu hậu mãi mà bên bán hàng, nhà sản xuất khi bán hàng cam kết khắc phục các lỗi sản phẩm của mình trong một số trường hợp, trong một thời hạn nhất định. Trong thực tế hiện nay, hầu như các hoạt động bán hàng luôn kèm theo các cam kết bảo hành sản phẩm.
Tuy nhiên, điều khoản bảo hành phải được ghi rõ trong hợp đồng, đồng thời trên phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu cơ bản: tên, địa chỉ người nhận bảo hành, bảo hành cho hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn để có căn cứ bảo hành và ghi nhận các chi phí phát sinh.
Tùy theo điều khoản bảo hành, tùy từng trường hợp mà doanh nghiệp có xuất hóa đơn về chi phí bảo hành sản phẩm hay không?
Theo Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định các trường hợp được xuất hóa đơn như sau:
“Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)”
Như vậy, trường hợp xuất hàng, linh kiện bảo hành sản phẩm hàng hóa không thuộc các trường hợp nêu trên, do vậy doanh nghiệp không phải xuất hóa đơn khi thực hiện bảo hành sản phẩm; bởi bảo hành mang tính hoàn thiện sản phẩm, chỉ xảy ra khi sản phẩm bị lỗi trong thời hạn còn bảo hành. Cần phân biệt bảo hành thay mới sản phẩm bị lỗi và bảo hành xuất linh kiện, phụ tùng sửa chữa:
– Hình thức bảo hành xuất linh kiện thay thế, sửa chữa:
Trường hợp bảo hành sản phẩm bị lỗi là sửa chữa, thay thế các bộ phận (xuất linh kiện, phụ tùng) trong sản phẩm, hàng hóa thì bên bán để đưa chi phí bảo hành vào chi phí hợp lý thì sử dụng các chứng từ sau để hạch toán:
– Phiếu xuất kho linh kiện, phụ tùng thay thế kèm theo Hợp đồng mua bán,
– Phiếu bảo hành và Biên bản giao nhận thiết bị, hàng hóa bảo hành có ký nhận của hai bên mua và bán hàng hóa (Phiếu bảo hành phải có đủ các chỉ tiêu: tên, địa chỉ người được bảo hành, bảo hành cho sản phẩm, hàng hóa tại hóa đơn số, ký hiệu, ngày xuất hóa đơn).
– Hình thức bảo hành sản phẩm theo dạng đổi hàng:
Tại điểm 2.4, phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:
“Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, người bán đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có).
Trường hợp người mua là đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng hóa, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã lập.”
Đây là trường hợp hàng bán trả lại và bên bán xuất sản phẩm khác thay thế. Nếu hợp đồng có quy định về bảo hành, khi hàng hóa bị hư hỏng không sửa chữa được, phải xuất đổi lại hàng thì mua xuất hóa đơn trả hàng (nếu là cá nhân không có hóa đơn thì bên bán thu hồi hóa đơn); đồng thời bên bán khi xuất hàng mới thay thế thì phải xuất kèm hóa đơn (tương ứng với sản phẩm mới) theo đúng quy định.
Hai bên căn cứ hóa đơn trả hàng, hóa đơn mới để kê khai, điều chỉnh số thuế GTGT trong ký kê khai thuế kế tiếp và điều chỉnh số tiền thanh toán (nếu giá trị sản phẩm mới không tương đồng).