Trong quá trình sử dụng, những sai sót trong quá trình tạo lập hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi. Trước những vướng mắc đó, doanh nghiệp cần phải làm gì để giải quyết vấn đề một cách nhanh gọn, dễ dàng và hợp lý theo quy định?
Có thể thấy rằng hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế rất nhiều lợi ích thiết thực. Tuy nhiên, Cũng giống như khi sử dụng hóa đơn giấy, những sai sót về số lượng hóa đơn, đơn giá, mức thuế, tên công ty, địa chỉ… xảy ra khá nhiều và không ít doanh nghiệp gặp phải. Vậy doanh nghiệp phải làm thế nào?
Nhiều doanh nghiệp còn đang băn khoăn về cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai
Cách xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định như sau:
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ hay trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót thì hóa đơn đó chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Áp dụng vào thực tế, có 2 tình huống cần cân nhắc. Doanh nghiệp tham khảo hai tình huống nếu sau đây để áp dụng vào trường hợp cụ thể của doanh nghiệp mình.
Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập nhưng chưa giao hàng và chưa kê khai thuế
Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.
Với trường hợp này, doanh nghiệp nên xử lý như sau:
- Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.
- Hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định để phục vụ việc tra cứu của cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
- Đồng thời, bên bán khi lập hóa đơn mới thay hóa đơn cũ sai sót thì trong hóa đơn mới cần kèm dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, ngày, tháng".
Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy định
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ nhưng người bán và người mua đã kê khai thuế.
Với trường hợp này thì không được hủy hóa đơn sai mà bên bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và xử lý như sau:
- Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
- Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
- Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số..., ký hiệu...
- Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-) bởi đây là căn cứ để bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh số thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào (nếu có).
Lưu ý: Nếu bên mua không phải là doanh nghiệp thì bên mua sẽ không có chữ ký số nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Vì vậy cả 2 bên có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy và cả 2 bên cùng ký chữ ký trực tiếp.
A-Invoice – Phần mềm hóa đơn điện tử uy tín
Công ty Phát triển phần mềm Asia với phương châm làm việc vì sự thành công của khách hàng, luôn là nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín được nhiều doanh nghiệp và khách hàng lự chọn. Đơn vị đã nghiên cứu và phát triền phần mềm hóa đơn điện tử A-Invoice với nhiều tính năng tiện ích, đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Phần mềm hỗ trợ tối đa doanh nghiệp trong quá trình tạo lập, sử dụng, gửi, lưu trữ,.. giúp doanh nghiệp tối đa thời gian, chi phí.
Ngoài ra, phần mềm có khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán hiện hành với mức giá thấp nhất, đồng thời hỗ trợ thiết kế mẫu hóa đơn chứa logo hoặc theo nhu cầu từ phía doanh nghiệp.
Để biết thêm thông tin chi tiết, Quý khách hàng vui lòng liên hệ đến công ty tại 3 chi nhánh: Hà Nội, Đà Nẵng, tp. Hồ Chí Minh để được tư vấn nhanh nhất.