Sau Lễ Công bố Hệ thống hóa đơn điện tử diễn ra ngày 21/4/2022, toàn bộ 57 tỉnh, thành phố còn lại sẽ chính thức triển khai hóa đơn điện tử. Tổng cục Thuế đặt ra lộ trình trước 1/7/2022 phải hoàn thành 100% số lượng doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh trên cả nước chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.
Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp cần nắm vững các bước để chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Chi tiết các bước hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 & Nghị định 123, doanh nghiệp vui lòng xem bài viết dưới đây.
Bước 1: Xác định đối tượng áp dụng HĐĐT CÓ MÃ hay KHÔNG CÓ MÃ của CQT
1. HĐĐT có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định đều được đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế và trường hợp được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh).
2. HĐĐT không có mã của cơ quan thuế
- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng về CNTT.
- Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng HĐĐT sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
Bước 2: Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi tới CQT để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế.
Cổng TTĐT Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT cho DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho DN về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.
Bước 3: Lựa chọn đơn vị cung cấp HĐĐT uy tín
Sau khi được Cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần liên hệ với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chí quy định tại Điều 10, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Bước 4: Thực hiện hủy hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử mẫu cũ
Theo quy định, các doanh nghiệp có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.
Khoản 2, Điều 27, Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ, để tiêu hủy hóa đơn, các doanh nghiệp cần thực hiện như sau:
✔️ Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.
✔️ Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn)
✔️ Các thành viên Hội đồng phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.