Theo quy định, người bán hàng hóa được phép chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa trong quá trình lưu thông, và chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất.
Dưới đây là hướng dẫn cách chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy kể từ 01/07/2022 mà các doanh nghiệp cần lưu ý!
1./ Điều Kiện Chuyển Đổi
Căn cứ Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điều kiện chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy:
- Thuộc một trong các trường hợp sau:
+ Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh yêu cầu cần dùng hóa đơn, chứng từ giấy;
+ Chuyển đổi hóa đơn, chứng từ giấy theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra kiểm tra, điều tra.
- HĐĐT, chứng từ điện tử cần chuyển đổi là hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
- Bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
2./ Hiệu lực của hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi
Căn cứ theo quy định tại Khoản 3, Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiệu lực của hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được quy định như sau:
- Hóa đơn chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử;
- Không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3./ Nội dung cần có trên hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi
Người bán cần phải đảm bảo nội dung trên hóa đơn giấy sau khi được chuyển đổi phải khớp đúng với nội dung trên HĐĐT. Vì vậy, hóa đơn giấy cần có đầy đủ các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) của người mua
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
- Thời điểm lập hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Thời điểm ký số trên HĐĐT là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên HĐĐT được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Mã của cơ quan thuế đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan…
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn
- Nội dung khác trên hóa đơn:
+ Logo thương hiệu
+ Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng…