Hóa đơn từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền, theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.
Cụ thể cấu trúc của mã cơ quan thuế trên hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền gồm 23 ký tự: C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9 – C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20
1./ Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có cần ký số không?
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số (theo khoản 2 Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).
Điều 10 Nghị định này quy định cụ thể nội dung của hóa đơn trong đó có chữ ký của người bán, chữ ký của người mua đối với hóa đơn điện tử thì chữ ký số của người bán là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân/người được ủy quyền.
Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng phải có chữ ký số. Cụ thể, Điều 11 Nghị định này quy định như sau:
Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
- Không bắt buộc có chữ ký số;
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Đồng thời, khoản 3 Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán;
- Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế);
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Mã của cơ quan thuế.
- Như vậy, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và vẫn hợp lệ.
2./ Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, đối tượng được sử dụng là doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (Trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác).
Lưu ý: Đối tượng trên được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
3./ Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Căn cứ khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung sau:
Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán: Theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.
Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (Mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế).
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng.
Thời điểm lập hóa đơn.
Mã của cơ quan thuế (Bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn).
Mã của cơ quan thuế được cấp tự động, theo dải ký tự cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền.
Như vậy, có thể thấy hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có nội dung khá đơn giản, việc này giúp ích rất nhiều trong quá trình sử dụng bởi lẽ ai cũng có thể nhập thông tin để xuất hóa đơn theo đúng quy định.