Hóa đơn điện tử đang là giải pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động kinh doanh sản xuất. Trong đó, nhóm nhà hàng nói riêng coi hóa đơn điện tử là một yếu tố quan trọng giúp các nhà hàng quản lý Doanh thu các chuỗi cửa hàng trong hệ thống, thống kê doanh thu theo thực đơn và thống kế theo khách hàng. Điều này giuos chủ nhà hàng quản lý đơn giản và kiểm soát chặt chẽ hơn số lượng hóa đơn mỗi ngày.

1. Nhà hàng khó khăn khi xử lý với khối lượng Hóa đơn lớn mỗi ngày.

Tùy theo độ lớn của nhà hàng mà khối lượng hóa đơn được sử dụng hàng ngày là khác nhau. Trung bình một nhà hàng thuộc mức chung cũng tiếp đón đến hàng trăm khách hàng hàng ngày, chưa kể đến những ngày lễ lớn hay những dịp đặc biệt như sales, sinh nhật, kỷ niệm. Với những nhà hàng lớn thì những con số trên còn tăng lên nhiều lần. Tương ứng với đó là số lượng hóa đơn được xuất ra. Kế toán nhà hàng phải xử lý số liệu Hóa đơn bằng phương pháp thủ công tốn thời gian, công sức và Chi phí.

Các hoạt động mà nhà hàng phải xử lý liên quan đến Hóa đơn:

- Thu chi tiền ăn uống, dịch vụ của Khách hàng

- Xử lý dữ liệu thông tin Khách hàng

- Phát hành số lượng lớn Hóa đơn cho Khách hàng với các thủ tục rườm rà, tốn thời gian

- Các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua nguyên liệu đầu vào cho nhà hàng. Báo cáo nhập xuất tồn thực phẩm, nguyên vật liệu cho nhà hàng

- Báo cáo tình hình sử dụng Hóa đơn

- Bảo quản, lưu trữ số lượng Hóa đơn giấy lớn

….

Khi phải xử lý lượng hóa đơn lớn như vậy , khối doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng sẽ gặp không ít khó khăn.

Số lượng Hóa đơn quá lớn, Nhà hàng khó tránh khỏi những sai sót dù đã xử lý rất cẩn thận, điều này gây thiệt hại cho nhà hàng, tốn thời gian và công sức để xử lý các sai sót. Bên cạnh đó, Khách hàng phải chờ đợi lâu hơn, thậm chí đi lại hoặc liên lạc với Nhà hàng nhiều lần để điều chỉnh lại.

Như vậy, dù dịch vụ của nhà hàng có tốt, hài lòng cách phục vụ và đồ ăn nhưng chỉ vì vấn đề nhỏ là Hóa đơn lại khiến Khách hàng “trừ” bớt điểm cho Nhà hàng của Chính bạn. Liệu có đáng?

Không chỉ vậy, Mỗi nhà hàng có nhiều chi nhánh ở những địa điểm khác nhau. Nếu muốn tổng hợp chi tiết Doanh thu của từng chi nhánh, kiểm soát Hóa đơn nguyên vật liệu đầu vào, Số lượng Hóa đơn được xuất ra tại từng chi nhánh,... Nhà hàng phải kiểm kê bằng phương pháp nhập liệu và đếm thủ công. Con số thiếu chính xác và tốn thời gian.

2. Hóa đơn điện tử mang lại lợi ích lớn cho Nhà hàng

Xuất hiện như một cánh tay cứu giá cho kế toán làm việc trong nhà hàng, hóa đơn điện tử giúp Nhà hàng giải quyết gần như toàn bộ những vấn đề liên quan đến hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.

2.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Với số lượng Hóa đơn lớn mỗi ngày, thay vì Nhà hàng phải xử lý bằng các thao tác, thủ tục viết thủ công như trước, khi áp dụng Hóa đơn điện tử vào hệ thống nhà hàng: Mọi quy trình xử lý nhanh chóng, không tốn kém thời gian và công sức ngồi viết tay. Chi phí sai sót khi viết tay Hóa đơn giấy cũng giảm đáng kể.

Nhà hàng thường ít khi chú ý đến chi phí in ấn hóa đơn và các khoản chi phí khác liên quan đến Hóa đơn. Nhưng trên thực tế, khoản chi phí Nhà hàng phải trả cho Hóa đơn rất lớn. Chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử mọi quy trình, thủ tục đều xử lý ngay trên phần mềm, do vậy nhà hàng cắt giảm được các khoản chi phí không đáng có và tối ưu thời gian liên quan đến Hóa đơn.

Quy trình tạo lập Hóa đơn điện tử chỉ bằng các thao tác đơn giản, lưu trữ ngay trên phần mềm. Việc này tạo sự thoải mái cho Khách hàng vì không phải tốn thời gian chờ đợi, Kế toán nhà hàng cắt giảm các công việc về Hóa đơn, tăng hiệu quả Công việc.

2.2. Quản lý, lưu trữ và tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng, an toàn

Tại nhà hàng, trung bình mỗi ngày số lượng Hóa đơn, chứng từ xuất ra lớn, do vậy công tác quản lý, lưu trữ Hóa đơn cũng cần phải thực hiện chính xác, cẩn trọng. Những giấy tờ hóa đơn, chứng từ xuất ra trong ngày đều phải trải qua thêm bước nhập liệu toàn bộ thông tin trong bản giấy vào máy tính để kiểm soát thông tin khách hàng cẩn thận nhất. Bên cạnh đó, Nhà hàng cũng cần 1 khu vực để lưu trữ số lượng Hóa đơn giấy.

Khi Nhà hàng sử dụng Hóa đơn điện tử, tất cả các thông tin về Hóa đơn, chứng từ xuất ra đều được lưu trữ ngay trên hệ thống giúp thuận tiện, nhanh chóng trong việc quản lý, tìm kiếm, tra cứu Hóa đơn khi cần thiết.

Toàn bộ thông tin khách hàng và Hóa đơn giờ đây được lưu trữ an toàn trên phần mềm Hóa đơn điện tử tránh được các rủi ro mất, cháy, hỏng Hóa đơn.

2.3. Hỗ trợ quản lý các chi nhánh Nhà hàng

Hoá đơn điện tử giải quyết tối ưu các vấn đề Hóa đơn tại các chi nhánh Nhà hàng. Nhà hàng dễ dàng thống kê doanh thu (Thống kê theo thực đơn của khách hàng, số lượng Khách hàng tại từng chi nhánh), số lượng Hóa đơn phát hành ra của từng chi nhánh trong hệ thống.

Sử dụng Hóa đơn điện tử giúp Nhà hàng quản lý Hóa đơn tại các chi nhánh đơn giản và kiểm soát chặt chẽ hơn. Khách hàng nhận Hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng hơn qua email hoặc số điện thoại.

Hóa đơn điện tử cũng mang lại nhiều tiện ích cho khách hàng, đặc biệt làm giảm rủi ro trong giao dịch. Với hóa đơn giấy, trường hợp khách hàng bị thất lạc hoặc rách thì sẽ mất hết dữ liệu. Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, bản hóa đơn gốc luôn được lưu giữ trên hệ thống. Hóa đơn điện tử cũng đáp ứng được yêu cầu bảo mật thông tin. Do giao dịch thông qua phương tiện điện tử nên thời gian sẽ được rút ngắn lại.

3. Phần mềm Hóa đơn điện tử A-Invoice

Với 17 năm hoạt động trong lĩnh vực phát triển phần mềm, Công ty Phát triển Phần mềm Asia đã xây dựng phần mềm kế toán A-Invoice đáp với những ưu điểm:

- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ về Hóa đơn cho Nhà hàng: Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC giải quyết tối ưu các vấn đề Nhà hàng đang gặp phải: Phát hành, Lưu trữ, quản lý, tìm kiếm,...

- Tiết kiệm chi phí đầu tư: Nhà hàng không cần đầu tư cơ sở hạ tầng, chỉ cần chi trả phí thuê bao hàng năm và phí sử dụng hóa đơn theo gói. Tiết kiệm 90% chi phí liên quan đến hóa đơn khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử A-Invoice.

- Phần mềm có thể tích hợp với các phần mềm kế toán hiện hành, tra cứu miễn phí 10 năm với 2 mẫu hóa đơn thiết kế miễn phí cho khách hàng ( có thể chèn logo hoặc chỉnh sửa theo yêu cầu)

- Khách hàng có thể dễ dàng lấy Hóa đơn tại các chi nhánh khác nhau của Nhà hàng nhanh chóng. Hóa đơn điện tử MeInvoice.vn giúp Nhà hàng dễ dàng thống kê doanh thu, số lượng Hóa đơn phát hành ra của từng chi nhánh trong hệ thống.

Quý khách hàng muốn được tư vấn và cài demo miễn phí, chọn lựa được gói hóa đơn điện tử phù hợp với Nhà hàng của mình cũng như có mẫu hóa đơn đẹp nhất, giá cả cạnh tranh nhất thì hãy liên hệ với chúng tôi – Công ty CP phát triển phần mềm Asia.

Hiện công ty phát triển với 3 chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh, Quý khách hàng có nhu cầu xin vui lòng liên hệ đến chi nhánh gần nhất để được tư vấn miễn phí trong thời gian ngắn nhất!