Trong thời đại công nghệ số, hóa đơn điện tử đang trở thành cánh tay phải đắc lực giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc và tiết kiệm thời gian, chi phí. Lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp đang được thể hiện rõ nét.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử không còn là khái niệm xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Theo thống kê, năm 2016 cả nước đã có khoảng 800 doanh nghiệp tại các tỉnh thành chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Các doanh nghiệp hiện nay ít nhiều đã biết đến hóa đơn điện tử trực tiếp hay gian tiếp, chủ động hay bị động. Dù ở hình thức nào, hóa đơn điện tử cũng đang chứng minh được các điểm ưu việt so với hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử tiết kiệm thời gian sử dụng

Các công việc, in xuất, vận chuyển, lưu trữ và trao đổi hóa đơn giấy trong quá trình sử dụng tốn khá nhiều thời gian. Trong khi đó sử dụng hóa đơn điện tử chỉ cần một cái click.

Ưu điểm đầu tiên của hóa đơn điện tử phải kể đến là tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Thông thường để có thể sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp phải mất khoảng 1 – 2 tuần chờ đợi phê duyệt mẫu hóa đơn, in hóa đơn. Nhưng khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn ngay và gửi cho khách hàng ngay trong ngày.

Việc sử dụng và bảo quản hóa đơn giấy cũng rất rườm rà như: Viết tay các thông tin trên hóa đơn, cất giữ cẩn thận, lập báo cáo tình trạng sử dụng hóa đơn hàng tháng. Gửi chuyển phát nhanh cho khách hàng ở xa…

Về mặt thẩm mỹ, hóa đơn điện tử sạch đẹp và dễ nhìn hơn hẳn những tờ hóa đơn giấy mỏng manh viết tay thậm chí có gạch xóa. Hơn nữa hóa đơn giấy còn dễ bị thất lạc khi vận chuyển và khiến doanh nghiệp mát nhiều thời gian giải trình với cơ quan chức năng.

Giảm thiểu rủi ro về hóa đơn giả

Hóa đơn giả là một vấn nạn ngày càng nhức nhối không chỉ với cơ quan chức năng mà cả với những doanh nghiệp chân chính. Nếu không may sử dụng phải hóa đơn của những công ty ma hay những công ty đã công bố phá sản. doanh nghiệp dễ vướng vào vòng lao lý và mức phạt có thể từ 20 – 50 triệu đồng.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp dễ dàng check nguồn gốc hóa đơn thông qua mã số có trên mỗi hóa đơn bằng cách truy cập vào website của cơ quan thuế để kiểm tra. Trên thực tế doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra tương tự như vậy với hóa đơn giấy nhưng khác biệt ở chỗ, hóa đơn giấy dễ bị làm giả hơn hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy vẫn đang chiếm phần lớn hiện nay nên đối tượng buôn bán hóa đơn giả mới chỉ đang nhằm vào thị trường hóa đơn giấy béo bở.

Hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí

Sẽ nhiều doanh nghiệp ngạc nhiên khi biết rằng hóa đơn điện tử chẳng những không tốn kém, phức tạp mà ngược lại có chi phí chỉ bằng 1/10 hóa đơn giấy. Khi sử dụng háo đơn giấy, doanh nghiệp thường không thống kê những chi phí liên quan tới chúng và coi những khoản này như một lẽ tất yếu.

Thế nhưng khi nghĩ về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp lại tính toán về chi phí ban đầu mà cảm thấy chúng đắt đỏ. Nếu đặt bài toán chi tiết với mỗi hóa đơn giấy, doanh nghiệp sẽ phải tính từ tiền in hóa đơn, phí lưu trữ, nhân viên viết hóa đơn, phí chuyển phát nhanh…tổng cộng không dưới 18.000 đồng.Thế nhưng doanh nghiệp chỉ tốn chừng 2000 đồng cho mỗi hóa đơn điện tử. Tính ra hóa đơn điện tử có chi phí chỉ bằng 1/5 hóa đơn giấy.

Phần mềm hóa đơn điện tử đáng tin cậy- A-Invoice

Với 17 năm hoạt động trong lĩnh vực phát triển phần mềm, Công ty Phát triển Phần mềm Asia đã xây dựng phần mềm kế toán A-Invoice đáp với những ưu điểm:

- Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ về Hóa đơn cho Nhà hàng: Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC giải quyết tối ưu các vấn đề Nhà hàng đang gặp phải: Phát hành, Lưu trữ, quản lý, tìm kiếm,...

- Tiết kiệm chi phí đầu tư: Nhà hàng không cần đầu tư cơ sở hạ tầng, chỉ cần chi trả phí thuê bao hàng năm và phí sử dụng hóa đơn theo gói. Tiết kiệm 90% chi phí liên quan đến hóa đơn khi sử dụng phần mềm Hóa đơn điện tử A-Invoice.

- Phần mềm có thể tích hợp với các phần mềm kế toán hiện hành, tra cứu miễn phí 10 năm với 2 mẫu hóa đơn thiết kế miễn phí cho khách hàng ( có thể chèn logo hoặc chỉnh sửa theo yêu cầu)

- Khách hàng có thể dễ dàng lấy Hóa đơn tại các chi nhánh khác nhau của Nhà hàng nhanh chóng. Hóa đơn điện tử MeInvoice.vn giúp Nhà hàng dễ dàng thống kê doanh thu, số lượng Hóa đơn phát hành ra của từng chi nhánh trong hệ thống.

Quý khách hàng muốn được tư vấn và cài demo miễn phí, chọn lựa được gói hóa đơn điện tử phù hợp với Nhà hàng của mình cũng như có mẫu hóa đơn đẹp nhất, giá cả cạnh tranh nhất thì hãy liên hệ với chúng tôi – Công ty CP phát triển phần mềm Asia.

Hiện công ty phát triển với 3 chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh, Quý khách hàng có nhu cầu xin vui lòng liên hệ đến chi nhánh gần nhất để được tư vấn miễn phí trong thời gian ngắn nhất!