Hóa đơn điện tử file XML là định dạng bắt buộc của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, cách mở để đọc file này, tải về và lưu trữ như thế nào thì không phải kế toán và doanh nghiệp nào cũng nắm rõ.
1. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử file XML
Điều 5, Thông tư 68/2019 quy định về Định dạng hóa đơn điện tử, cụ thể:
Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:
Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. (Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế)
Khi lưu trữ hóa dơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó:
File chứa dữ liệu hóa đơn (file XML): bao gồm đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn. File này có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử (định dạng PDF): Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử và tương đương với một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, đây chỉ là bản thể hiện của file XML trên nên không có giá trị pháp lý.
Như vậy có thể thấy file XML của hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng khi doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý, hợp lệ của hóa đơn. Tuy nhiên, khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, kế toán và doanh nghiệp thường loay hoay do không đọc được dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử
2. Làm thế nào để đọc được file XML của hóa đơn điện tử?
Khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán qua Email/SMS, người mua có thể mở và đọc file này trên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Đây là cách làm nhanh chóng và đơn giản nhất.
Dưới đây là hướng dẫn đọc file XML trên hệ thống hóa đơn điện tử, sử dụng trong trường hợp hóa đơn điện tử được người bán phát hành thông qua phần mềm của nhà cung cấp:
- Mở email thông báo hóa đơn điện tử được người bán gửi đến.
- Nhấn vào link liên kết trên email.
- Tải file hóa đơn đính kèm (định dạng XML) về máy tính.
- Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, chọn tab Theo file xml.
- Nhấn Chọn file và tìm đường dẫn đến file XML vừa tải về.
- Chương trinh hiển thị thông tin hóa đơn từ file XML.
Lưu ý:
Không chỉnh sửa nội dung file XML để tra cứu hóa đơn điện tử thành công
Nếu chọn file XML không đúng định dạng quá 5 lần, sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp.Dùng thử hóa đơn điện tử
3. Có phải lưu trữ hóa đơn điện tử file XML không?
Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:
“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”
Như vậy, hóa đơn điện tử file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể tải về để tự lưu trữ. Thời gian lưu trữ là 10 năm theo quy định của pháp luật.
4. Hướng dẫn tải và lưu trữ hóa đơn điện tử file XML an toàn, khoa học
Để tải và lưu trữ file XML của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
1.Sau khi tra cứu và xem được hóa đơn, chọn tải hóa đơn dạng XML:
2. Nhấn OK để tải hóa đơn về máy.
3. Mở thư mục lưu hóa đơn tải về trên máy tính, giải nén file để lấy thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cần lưu trữ
Sau khi hoàn tất tải hóa đơn điện tử về máy tính, kế toán có thể thực hiện lưu trữ theo quy trình lưu trữ được quy định tại doanh nghiệp hoặc thực hiện theo gợi ý dưới đây để việc lưu trữ được khoa học, an toàn:
- Với hóa đơn mua vào
Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (như lưu 1 file Excel), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive
- Với hóa đơn điện tử bán ra
Khi lập phiếu trước khi ký nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như: tên khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ…
Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.
Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào 1 file excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần
Thư mục chứa file excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.
Hi vọng những hướng dẫn chi tiết trên sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn khi bước đầu tiếp cận với hóa đơn điện tử. Đồng thời, tạo được sự khoa học, an toàn trong lưu trữ hóa đơn điện tử.