Khác với hóa đơn giấy, kế toán không còn chỉ nhận hóa đơn đầu vào bằng giấy và kẹp vào sổ chứng từ lưu trữ thủ công. Hóa đơn điện tử đòi hỏi Kế toán phải quản lý hóa đơn ở dạng ảnh do bên bán gửi qua email.
Theo dõi bài viết dưới đây, bạn sẽ sở hữu 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào thường được kế toán sử dụng nhiều nhất hiện nay cũng như “gọi tên” phương pháp quản lý hiệu quả nhất, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất nhất cho Kế toán.
Cách 1: Tạo một Email mới để nhận hóa đơn điện tử đầu vào
Thay vì dùng email chính của công ty để bên bán gửi hóa đơn đầu vào thì nhiều Kế toán chọn cách tạo một email mới chỉ dùng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào phục vụ cho công việc mua hàng hóa, dịch vụ.
Ưu điểm:
- Email hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp được quản lý riêng, không bị nhầm lẫn với các email nội dung khác của công ty
- Kế toán mới có thể theo dõi dữ liệu
Hạn chế:
- Tạo email cá nhân gây sự không chuyên nghiệp, thiếu tin tưởng từ doanh nghiệp cung cấp. Nhà cung cấp có thể yêu cầu xác nhận email nhiều lần để chứng thực.
- Nguy cơ mất dữ liệu khi tài khoản email bị khóa. Kế toán không làm việc tại đơn vị nữa sẽ phải sao lưu dữ liệu sang một tài khoản email mới.
- Kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán có thể xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu
Cách 2: Nhận Email hóa đơn điện tử đầu vào sau đó in giấy để lưu trữ
Quản lý hóa đơn điện tử qua email gặp khá nhiều rủi ro về nguy cơ mất dữ liệu. Bên cạnh đó, việc kiểm tra và tra cứu hóa đơn gây mất thời gian. Do đó, hầu hết kế toán vẫn lựa chọn cách in giấy hóa đơn điện tử đầu vào ngay sau khi nhận được email và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng. Với cách này, dữ liệu được lưu trữ ở hai đầu mối: email và chứng từ giấy.
Ưu điểm:
- Không cần tạo email mới để nhận hóa đơn đầu vào
- Không bị mất dữ liệu khi quản lý bằng email
Nhược điểm:
- Tốn kém chi phí giấy, in ấn, lưu trữ
- Quản lý nhiều mối khó tra cứu, kiểm tra hóa đơn
- Không có giải pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn
- Kế toán vẫn phải hạch toán thủ công lên phần mềm kế toán
Cách 3: Nhận Email hóa đơn điện tử đầu vào sau đó lưu ảnh trên folder trên máy tính để theo dõi
Theo thói quen của nhiều kế toán mỗi khi nhận hóa đơn đầu vào qua email là kiểm tra hóa đơn các nội dung ngày lập, ngày ký, đơn giá, hóa đơn có dấu hiệu chỉnh sửa không sau đó tải về lưu vào một Folder đặt tên cho hóa đơn theo ngày, tháng, năm hóa đơn, tên nhà cung cấp, số hóa đơn. Ví dụ: Hóa đơn 22/6/2021-Công ty TNHH Hương Lan- TK00125
Ưu điểm:
- Dễ thao tác phù hợp với các doanh nghiệp nghiệp quy mô siêu nhỏ ít phát sinh mua hàng hóa, dịch vụ sản xuất
Hạn chế:
- Không thể thao tác với nhiều hóa đơn cùng một lúc
- Không lọc được tất cả hóa đơn theo cùng nhà cung cấp khi cần tra cứu
- Kiểm tra hóa đơn đầu vào bằng mắt thường dễ sai sót
- Nguy cơ mất dữ liệu khi máy tính lưu trữ gặp sự cố
- Kế toán phải nhập liệu thủ công lên phần mềm kế toán
- Quy trình rườm rà mất nhiều thời gian của kế toán
Cách 4: Nhận Email hóa đơn – làm bảng kê trên bảng tính Excel
Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng nữa đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.
Sau đó nhập khẩu dữ liệu excel lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.
Ưu điểm:
- Phù hợp với thói quen dùng bảng tính excel của kế toán
- Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ
Hạn chế:
- Nhập tay dữ liệu từ email vào bảng tính dễ sai sót, nhập thừa, thiếu hóa đơn
- Khó tra cứu hóa đơn gốc trên email và số liệu trên bảng tính
- Không có phương pháp kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn
- Nguy cơ mất dữ liệu hoặc sai số khi nhập khẩu bảng tính lên phần mềm kế toán
- Tốn thời gian để kiểm tra, đối chiếu thông tin với hóa đơn gốc
- Dữ liệu lưu trữ nhiều nguồn, không đồng nhất
Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Theo quy định của Tổng cục Thuế: toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để việc quản lý – kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh chính xác hơn cũng như tiết kiệm chi phí giấy, in ấn cho doanh nghiệp.
Do đó việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng các phương pháp thủ công đã không còn phù hợp.
Giải pháp sử dụng công nghệ phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường. Kế toán nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm sau đó phần mềm tự động kiểm tra lỗi hóa đơn, tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và báo sai khi có lỗi. Sau đó thông tin, số liệu trên hóa đơn sẽ tự động được nhập khẩu, hạch toán lên phần mềm kế toán mà kế toán không cần nhập tay hay nhập file excel như trước.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian nhận, phân loại email thủ công
- Hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào: thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn, chữ ký số,…
- Đồng bộ dữ liệu trên phần mềm kế toán. Quản lý tập trung tại một đầu mối duy nhất
- Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu hóa đơn khi cần
Lưu ý:
Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín có nền tảng tài chính – kế toán và đội ngũ chuyên môn hỗ trợ khi cần