Thời gian để chuyển đổi tử hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đã đi hết nửa chặng đường, Còn nhiều doanh nghiệp đang băn khoăn về tính ứng dụng, bảo mật và linh hoạt trong hóa đơn điện tử. Trong đó, câu hỏi liệu “có được phép dùng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử” cũng được nhiều nhà quản lý đưa ra.

Trong buổi họp báo chuyên đề diễn ra vào chiều ngày 19/10 vừa qua, Tổng cục Thuế đã trao đổi với các doanh nghiệp về lộ trình thực hiện chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, cũng như giải đáp một số vấn đề về tra cứu hóa đơn điện tử đối với hàng hóa đang lưu thông.

1. Doanh nghiệp có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Căn cứ theo Khoản 3 Điều 7 Thông Tư 32/2011/TT-BTC: “Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn. Cụ thể nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.”

Theo đó, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Tuy nhiên doanh nghiệp phải đảm bảo quá trình đăng ký sử dụng đúng theo quy định của pháp luật và với mỗi hình thức sử dụng hóa đơn bạn phải khai báo với cơ quan thuế.

Tổng cục Thuế cũng cho biết thêm, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hoặc đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trước ngày 1/11/2018, được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử đang sử dụng kể từ ngày 1/11/2018.

Tổng cục Thuế quy định các trường hợp được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đến hết tháng 10/2020

• Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng trước ngày 1/11/2018, thì được phép tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020, tuy nhiên vẫn phải thực hiện các thủ tục về hóa đơn như đã quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ.
• Trong khoảng thời gian từ ngày 1/11/2018 đến ngày 31/10/2020, nếu cơ sở kinh doanh được cơ quan thuế yêu cầu chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin và muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy theo các hình thức đặt in, tự in, thì cơ sở kinh doanh cần phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
• Đối với tổ chức sự nghiệp công lập như cơ sở giáo dục hoặc cơ sở y tế công lập, nếu đã sử dụng phiếu thu tiền thì được phép tiếp tục sử dụng phiếu thu tiền và chuyển đổi dần sang hình thức hóa đơn điện tử (hoặc phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

2. Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử đối với hàng hóa lưu thông

Trả lời báo chí về việc xử lý trường hợp hàng hóa lưu thông, ông Lưu Đức Huy - Vụ trưởng Vụ Chính sách - Tổng cục Thuế cho biết người vận chuyển không cần xuất trình hóa đơn giấy nếu người bán đang sử dụng hóa đơn điện tử. Cơ quan nhà nước, người có đủ thẩm quyền có thể truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu trực tiếp thông tin về hóa đơn điện tử để phục vụ yêu cầu quản lý.

Các cơ quan liên quan có nhiệm vụ sử dụng các thiết bị có kết nối Internet để truy cập, tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu người vận chuyển hàng hóa có hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thì xuất trình hóa đơn chuyển đổi đó cho cơ quan nhà nước đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý rằng hóa đơn chuyển đổi này chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán trừ các trường hợp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển đổi dữ liệu điệu tử với cơ quan thuế.

Tra cứu thông tin hóa đơn điện tử có thể thực hiện online

Đối với trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra tiến hành truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, để hỗ trợ các doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử, Nghị định 119 quy định cụ thể các trường hợp được cung cấp dịch vụ HĐĐT có mã của cơ quan thuế không thu tiền như: Doanh nghiệp nhỏ và vừa , hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại các địa phương có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa phương có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn; doanh nghiệp vừa và nhỏ khởi nghiệp sáng tạo hợp pháp, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập doanh nghiệp…

3. Hóa đơn A-Invoice, lựa chọn tin cậy của doanh nghiệp!

Nắm bắt được xu thế cũng như mong muốn của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số, Công ty Cổ phần phát triển phần mềm Asia cho ra đời phần mềm hóa đơn điện tử A - Invoice với nhiều tính năng vượt trội.

Phần mềm hóa đơn điện tử A- Invoice là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo, xuất và quản lý hóa đơn. Ngoài các tính năng tạo lập - phát hành - điều chỉnh - thay thế - xóa bỏ hóa đơn, hóa đơn điện tử A- Invoice còn đáp ứng tốt yêu cầu của doanh nghiệp với các tính năng nâng cao sau đây:

• Quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán
• Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế...
• Quản lý tài khoản truy nhập và phân quyền sử dụng cho từng nhân viên.
• Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
• Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
• Có thể tích hợp xuất hóa đơn tự in và đặt in, hóa đơn điện tử có mã xác thực
• Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, giữa tổng công ty và các công ty con.
• Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
• Giải pháp tư vấn thiết lập mẫu hóa đơn màu mà không cần dùng máy in màu.

Phần mềm hóa đơn điện tử A– Invoice giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Với những tính năng ưu việt nêu trên, Asiasoft tự hào là đơn vị được nhiều khách hàng trên cả nước, từ nhiều lĩnh vực, ngành nghề quy mô khác nhau lựa chọn là nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, tiêu biểu như Tổng công ty Giấy Việt Nam, công ty Điện cơ Hải Phòng, công ty HAPACO…. Với phương châm Tin cậy – Tận tình – Chuyên nghiệp, Asiasoft vẫn đang 24/07 đồng hành cùng khách hàng và thật đáng mừng khi phần mềm A-Invoice vẫn đang từng ngày, từng giờ đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Asiasoft hiện có ba cơ sở tại ba miền: Bắc- Trung- Nam. Mọi ý kiến và phản hồi về phần mềm hóa đơn điện tử xin vui lòng liên hệ đến số điện thoại nóng của các cơ sở gần nhất. Chúng tôi vinh hạnh khi được các bạn lựa chọn trên sự nghiệp phát triển của mình.