Công cụ hỗ trợ hiển thị hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế: tra cứu nhanh – chuẩn xác thông tin

Ngày 19/03/2021 Tổng cục thuế ban hành Thông báo số 92/TB-TCT về việc triển khai công cụ hỗ trợ người nộp thuế hiển thị thông tin hóa đơn điện tử. Với công cụ này, Bên mua khi nhận Hóa đơn điện tử từ Bên bán có thể xem nội dung và kiểm tra các thông tin hóa đơn điện tử dạng file XML dễ dàng.

Làm sao để tránh rủi ro khi nhận Hóa đơn điện tử khi đi mua Hàng hóa, Dịch vụ? Đây là câu hỏi thường trực mà Bên mua khi nhận Hóa đơn điện tử từ Bên bán, khi đối diện với nỗi lo cần làm gì để tránh những rủi ro về hóa đơn không hợp pháp, hợp lệ. Có hai điều mà doanh nghiệp cần lưu ý để hiểu đúng bản chất hóa đơn điện tử và kiểm tra thông tin hợp lệ hợp pháp của hóa đơn.

Hóa đơn điện tử file XML mới là định dạng bắt buộc của hóa đơn điện tử

Các file khác như pdf,.. chỉ là bản thể hiện của hóa đơn.

Điều 5, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

Cụ thể: Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. (Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế)

Vì vậy, việc đầu tiên cần làm của Bên mua hàng hóa/sản phẩm/dịch vụ là yêu cầu Bên bán gửi đường link tra cứu để có thể tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử (file xml) của người bán tới người mua hàng hóa, dịch vụ để kiểm tra nội dung file xml và lưu trữ file XML đó lại. Việc này giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro khi Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử của Bên bán hàng hóa dịch vụ không đảm bảo, gây mất dữ liệu hoặc khó khăn trong quá trình tra cứu, tìm kiếm.

Tuy nhiên, có một thực tế là file dữ liệu XML thì người mua hàng lại không thể đọc, xem được. Chúng ta lại càng không thể biết đc file xml đó đã bị thay đổi hay chưa và nội dung có giống bản pdf ko. Vì vậy, Tổng cục Thuế đã cung cấp công cụ upload file xml để hiển thị hóa đơn theo chuẩn lên để người dùng có thể dễ dàng so sánh với bản pdf, từ đó dễ dàng kiểm tra file xml đó có bị thay đổi chưa

Không những thế, công cụ còn giúp kiểm tra doanh nghiệp bán hàng đó có còn hoạt động hay không và kiểm tra hóa đơn đó đã được Thông báo phát hành hay chưa.

Tra cứu hóa đơn đúng cách

Tra cứu hóa đơn đúng cách, là tra cứu ở trang thông tin hợp lệ hợp pháp, đảm bảo nguồn thông tin kết quả là chuẩn xác.

Áp dụng với Bên bán đã sử dụng phầm mềm hóa đơn điện tử của Tổ chức trung gian cung cấp đã đáp ứng các chuẩn quy định về định dạng dữ liệu của CQT.

• Bước 1: Truy cập vào link của Tổng cục Thuế: https://hotrohienthihddt.gdt.gov.vn/
• Bước 2: Tại màn hình hỗ trợ hiển thị nội dung Hóa đơn điện tử từ file XML, người sử dụng nhấn nút chọn file XML từ folder đã lưu trữ.

Kết quả: Hệ thống thực hiện hiển thị nội dung hóa đơn, thông tin Chữ ký số, thông tin Đối tượng nộp thuế và thông tin liên quan đến hóa đơn để NSD có thể kiểm tra và đối chiếu với bản pdf hay bản in ra giấy của Bên bán gửi.

Với chuẩn quy định định dạng file xml theo khuyến nghị số 92 của Tổng Cục Thuế, hiện mới có một số nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện điều chỉnh theo quy chuẩn mới này

Một số thông tin quý doanh nghiệp cần lưu ý về Quy định của pháp luật thuế về Hóa đơn trước ngày 01/07/2022 như sau:

1. Trong giai đoạn chuyển tiếp, kể từ nay đến 30/06/2022 thì các Quy định của Pháp luật Thuế về Hóa đơn như NĐ 51/2010/NĐ-CP & TT 32/2011/TT-BTC … vẫn có hiệu lực thi hành.
2. Thông tư số 32/2011/TT-BTC không quy định về định dạng dữ liệu chung áp dụng cho hóa đơn điện tử nên mỗi đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hiện nay có thể thiết kế các định dạng khác nhau, xây dựng công cụ hiển thị và kiểm tra thông tin hóa đơn khác nhau.
3. Hiện trạng đối với các doanh nghiệp sử dụng Phần mềm lập hóa đơn điện tử của các Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử nói chung.

– Các Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp (Phần mềm lập hóa đơn) đã đều cung cấp các đường link tra cứu để Bên mua có thể tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử (file xml) của người bán tới người mua hàng hóa, dịch vụ;

Cách kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn

Bước 1: Truy cập vào đường Link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn để tra cứu được các thông tin về hoá đơn mình nhận được bao gồm:

• Đơn vị phát hành hoá đơn
• Thời gian phát hành, thời gian có giá trị sử dụng và thông tin hoá đơn
• Hóa đơn không còn giá trị sử dụng.

Bước 2: Bạn truy cập Thông tin hóa đơn, biên lai → Hóa đơn → Tra cứu một hóa đơn Hoặc Tra cứu nhiều hóa đơn

Bước 3: Nhập đầy đủ các thông tin trên hóa đơn vào các trường, trường có gắn (*) là các trường bắt buộc.

Bước 4: Sau khi kiểm tra, nếu thấy hóa đơn có đầy đủ các các thông tin thì hóa đơn điện tử là hợp pháp và có giá trị pháp lý. Ngược lại, hóa đơn thiếu thông tin người bán hoặc các thông tin khác thì hóa đơn điện tử đó không có giá trị pháp lý.

NSD hoàn toàn có thể kiểm tra dễ dàng được các thông tin: Thông tin Nhà cung cấp hóa đơn, Doanh nghiệp xuất hóa đơn có đang hoạt động hay thuộc diện bỏ trốn mất tích hay không hay hóa đơn của doanh nghiệp đã được thông báo phát hành với Cơ quan Thuế hay chưa