Đối với những doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế, sau khi phát hành hóa đơn thì còn cần phải chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Vậy doanh nghiệp cần chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan Thuế huyển dữ liệu cho thuế vào lúc nào và như thế nào? Nội dung này đã được quy định rõ ràng tại Dự thảo thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
Doanh nghiệp sau khi đăng ký sử dụng, nộp bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử cho Cơ quan Thuế và nhận được sự quyết định từ Cơ quan Thuế sẽ chính thức được sử dụng hóa đơn điện tử. Để hoàn thành nghiệp vụ hoàn chỉnh cho một hóa đơn điện tử chuyển tới khách hàng, kế toán cần tạo hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật, sau đó cần gửi hóa đơn cho khách hàng và thực hiện báo cáo với Cơ quan Thuế. Như vậy, doanh nghiệp cần chuyển dữ liệu đến Thuế vào thời điểm nào và bằng cách thức như thế nào?
1. Cần chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế khi nào?
Theo dự thảo thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nguyên tắc chung được đặt ra là: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử). Cụ thể như sau:
Cùng thời điểm gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng
Cán bộ phụ trách cần chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho Cơ quan Thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trung gian (TVAN) đồng thời cùng lúc khi gửi hóa đơn cho khách hàng trong các trường hợp:
- Hàng hóa có nguồn gốc nhập khẩu
- Hàng hóa là đất, đá, cát, sỏi
Trường hợp doanh nghiệp có website thì sau khi gửi khách hàng và cơ quan thuế, doann nghiệp cần đăng tải thông tin hóa đơn trên website.
Cùng trong ngày xuất hóa đơn
Trường hợp bán các hàng hóa khác, sau khi lập hóa đơn với đầy đủ nội dung và ký số, việc chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế và khách hàng cho phép được diễn ra trong cùng ngày. Và tương tự trường hợp doanh nghiệp có website thì sau khi gửi khách hàng và cơ quan thuế, doann nghiệp cần đăng tải thông tin hóa đơn trên website.
Gửi định kỳ theo tháng /quý với tờ khai thuế giá trị gia tăng:
Cán bộ phụ trách có thể chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho Cơ quan Thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trung gian (TVAN) định kỳ theo tháng hoặc quý kèm với Tờ khai Thuế GTGT trong trường hợp:
Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng cuối cùng là cá nhân, hộ gia đình như dịch vụ y tế, bán lẻ thuốc tân dược, ngân hàng, điện sinh hoạt, nước sạch, viễn thông, bảo hiểm, vận tải, siêu thị, xăng dầu, cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không qua Website và kinh doanh thương mại điện tử mà hóa đơn điện tử được lập thuộc trường hợp không nhất thiết phải có đủ nội dung.
2. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng cách nào?
Khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan Thuế, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 2 hình thức sau:
Chuyển trực tiếp đến Cơ quan Thuế
Phù hợp với các doanh nghiệp
- Sử dụng hóa đơn số lượng lớn khoảng trên 1 triệu số hóa đơn/ năm
- Có hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu
- Có nhu cầu và đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế
Gửi gián tiếp qua nhà cung cấp
Các doanh nghiệp còn lại đang sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Đơn vị trung gian này sẽ có trách nhiệm gửi tiếp dữ liệu đến cơ quan thuế. Một trong số đó có A-INVOICE.