Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là hành vi doanh nghiệp vô tình hay cố ý sử dụng loại hóa đơn, chứng từ không đúng quy định hoặc không có hiệu lực gây sai lệch trong công tác tính thuế.

Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định các hành vi sau là trường hợp sử dụng hoá đơn, chứng từ không hợp pháp:

• Các hoá đơn chứng từ giả; hoá đơn chứng từ chưa có hiệu lực, hết hiệu lực; hóa đơn trong thời gian bị cưỡng chế ngừng sử dụng.
• Hoá đơn điện tử không đăng ký với cơ quan thuế.
• Hoá đơn điện tử chưa có mã với trường hợp phải sử dụng loại có mã của cơ quan thuế.
• Hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ có ngày lập từ ngày bên bán được xác định không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký.

Hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ có ngày lập trước ngày bên bán được xác định không hoạt động hoặc chưa có thông báo về bên lập hoá đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký nhưng đã có kết luận đó là hoá đơn, chứng từ không hợp pháp bởi cơ quan có thẩm quyền.

• Lưu ý: phân biệt giữa hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn, chứng từ

Các hành vi nêu trên sẽ bị xử phạt nặng từ 20.000.000đ đến 50.000.000đ tùy theo mức độ vi phạm. Vì vậy doanh nghiệp cần tuân thủ thực hiện đúng quy định và kiểm tra kĩ trước khi xuất hóa đơn, chứng từ.