Đến tháng 7 năm 2022, doanh nghiệp trên cả nước sẽ phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử và hiện tại theo lộ trình đã có 6 tỉnh thành thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại thông tư 78.

Bài viết sau đây sẽ giải đáp thắc mắc liên quan đến xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Nghị định 123 và thông tư 78, đồng thời đưa ra các thông tin quan trọng về chữ ký của người mua trên hóa đơn điện tử và hướng dẫn một số kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử.

1. Các trường hợp sai sót hóa đơn điện tử theo thông tư 78, nghị định 123 và cách xử lý

• 1.1 Hóa đơn chưa gửi cho người mua (nhưng đã được cấp mã)

Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua nhưng đã được cấp mã thì cách xử lý như sau:

- Bước 1: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc hủy HĐĐT

- Bước 2: Lập HĐĐT mới gửi cho cơ quan thuế để xin cấp mã mới và cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống

- Bước 3: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua

• 1.2 Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng viết sai thông tin không quan trọng như tên, địa chỉ…

Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua và sai sót trong hóa đơn là sai sót không trọng yếu (sai những thông tin không quá quan trọng như tên khách hàng, địa chỉ thì cách xử lý như sau:

- Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn sai sót này

- Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc sai sót thông tin này

- Bước 3: Không phải lập lại HĐĐT

- Bước 4: Gửi cho người mua kết quả đã thông báo cho cơ thuế về sai sót

Cách xử lý hóa đơn điện tử theo thông tư 78. Nguồn: Tổng cục Thuế

• 1.3 Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng sai sót thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa…

Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua và sai sót trong hóa đơn là sai sót trọng yếu (sai những thông tin quan trọng như mã số thuế, số tiền, hàng hóa… thì cách xử lý như sau: Có thể lựa chọn 1 trong 2 cách là LẬP HÓA ĐƠN THAY THẾ hoặc LẬP HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH.

- Bước 1: Người mua và người bán lập văn bản ghi rõ nội dung sai sót

- Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế theo MS04/SS-HĐĐT về việc sai sót thông tin này và cơ quan thuế hủy hóa đơn đã cấp mã lần trước trên hệ thống

- Bước 3: Có thể lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh:

+ Lập lại HĐĐT mới thay thế có dòng chữ “Thay thế cho HĐ mẫu số… ký hiệu… số… ngày… ngày tháng năm” gửi cho cơ quan thuế để cấp mã

Hoặc:

+ Lập hóa đơn điều chỉnh nội dung sai sót.

- Bước 4: Gửi lại hóa đơn đúng cho người mua.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn thay thế hoặc HĐ điều chỉnh tiếp tục sai thì phải tiếp tục thực hiện thay thế hoặc điều chỉnh hoá đơn đến khi chính xác.

• 1.4 Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn đã được cấp mã có sai sót

Trường hợp cơ quan thuế thông báo cho người bán theo mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 2 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế người bán thực hiện các bước theo trường hợp 1/2/3 nêu trên.

2. Hóa đơn điện tử có cần chữ ký của người mua không?

Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung khoản 5 Điều 5 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định:

– Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua;

– Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Như vậy, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người mua. Nếu doanh nghiệp muốn miễn chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải làm công văn yêu cầu lên cơ quan thuế và phải được cơ quan thuế chấp thuận.

Việc miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử sẽ được Cục Thuế xem xét cho từng trường hợp phát sinh cụ thể và điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử

Điều 11 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ:

– Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử;

– Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình;

– Việc lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo 3 yêu cầu sau:

+ Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

+ Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;

+ HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

– HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Tuy nhiên, việc tiêu hủy HĐĐT không được phép làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông tin.

Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ là điều bắt buộc trong tương lai gần. Các doanh nghiệp ở khu vực ngoài 6 tỉnh thành thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định bắt buộc hoàn toàn có thể “đi trước đón đầu”, thực hiện chuyển đổi từ sớm. Các doanh nghiệp hiện nay nên tìm kiếm và lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử. Phần mềm kế toán SIMBA nằm trong hệ sinh thái kết nối thông minh, kết nối với tổng cục Thuế, ngân hàng điện tử và đặc biệt là phần mềm hóa đơn điện tử.