Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Trong bài viết này, sẽ hướng dẫn chi tiết cách ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mới nhất để bạn có thể áp dụng một cách chính xác và hiệu quả.
1. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là gì?
Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là việc tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, tổ chức khác bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (có trách nhiệm lập hóa đơn) nhưng lại giao cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử (về bản chất thì “ủy nhiệm” là sự “thay mặt”).
Theo Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì việc ủy nhiệm lập hóa đơn gồm 02 bên, cụ thể:
– Bên ủy nhiệm là: Tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, tổ chức khác bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
– Bên nhận ủy nhiệm là: Bên thứ ba có quan hệ liên kết với người bán, đồng thời phải là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn
Khoản 1 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định nguyên tắc ủy nhiệp lập hóa đơn như sau:
(1) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ.
Quan hệ liên kết được xác định theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
(2) Việc ủy nhiệm lập hóa đơn phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
(3) Việc ủy nhiệm hóa đơn phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
(4) Hóa đơn điện tử do tổ chức được ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của hai bên.
(5) Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.
Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận giữa các bên thì bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm hủy các niêm yết, thông báo trên website của đơn vị mình hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.
(6) Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
(7) Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn theo quy định.
3. Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm
Việc ủy nhiệm lập hóa đơn phải thể hiện bằng văn bản là hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm giữa các bên. Trong đó, hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải có các nội dung sau đây:
– Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số);
– Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn);
– Mục đích ủy nhiệm;
– Thời hạn ủy nhiệm;
– Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);
Lưu ý: Các bên có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
4. Thông báo việc ủy nhiệm với cơ quan thuế
Nguyên tắc khi ủy nhiệm lập hóa đơn là phải thông báo với cơ quan thuế, việc thông báo được thực hiện như sau:
– Việc ủy nhiệm hóa đơn được xác định là trường hợp thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hai bên sử dụng Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123 để thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo thỏa thuận.
– Hai bên điền thông tin của bên còn lại tại Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT như sau:
+ Đối với bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” thì điền thông tin đầy đủ chứng thư số sử dụng của cả hai bên.
+ Đối với bên nhận ủy nhiệm tại cột 5 Phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” thì điền thông tin tên, tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.