Để lập được một hóa đơn điện tử hợp pháp, kế toán cần đặc biệt lưu ý đến các từ được viết tắt và không được viết tắt trên hóa đơn điện tử theo quy định.

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết vấn đề này tại bài viết dưới đây.

1. Danh sách các từ được phép viết tắt trên hóa đơn

Căn cứ khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/7/2022), trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Đồng thời cần lưu ý về tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua trên hóa đơn như sau:

- Thứ nhất, trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

- Thứ hai, trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2022/NĐ-CP thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

Dưới đây là những từ được viết tắt trên hóa đơn, cụ thể:

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, dù viết tắt nhưng hóa đơn vẫn phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường, phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố… để có thể đảm bảo thông tin là chính xác. Qua đó có thể xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp

2. Quy định các từ không được viết tắt trên hóa đơn

Bên cạnh những từ được viết tắt trên hóa đơn, pháp luật cũng có những quy định về các từ không được viết tắt. Hiện có rất nhiều doanh nghiệp mắc phải vi phạm hành chính vì một số lỗi nhỏ trên hóa đơn như tẩy xóa, sửa nội dung hay viêt tắt những từ không được cho phép. Vì vậy, căn cứ theo Điều 3 khoản 18 của Luật kế toán quy định:

• Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đầy đủ các nội dung quy định
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được biết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và các chữ phải viết liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Trong trường hợp viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

Như vậy, khi lập hóa đơn bạn cần lưu ý những điều sau:

• Bạn chỉ được phép viết tắt 13 từ đã liệt kê ở trên. Với những nội dung về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ, bạn tuyệt đối không được dùng bút tẩy xóa, gạch sửa nội dung và không được viết tắt
• Cách thức viết hóa đơn kế toán không được để trống trên hóa đơn, nếu có phải gạch chéo
• Đối với những chứng từ bị sửa sai, tẩy xóa thì tất nhiên sẽ không có giá trị trong thanh toán, không có giá trị pháp lý
• Khi lập sai hóa đơn phải thực hiện hủy bỏ, lưu trữ và lập thay thế hóa đơn mới.

Trên đây là những từ được viết tắt trên hóa đơn và các từ không được viết tắt trên hóa đơn. Trên hóa đơn sẽ có những từ có thể viết tắt và có những nội dung không được phép viết tắt. Anh/Chị hãy lưu ý để đảm bảo hóa đơn hợp lệ và đúng quy định pháp luật nhé.