Hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, có những trường hợp mà việc có đầy đủ các nội dung trên hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng là cần thiết.
Trong bài viết này hãy cùng tìm hiểu về các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
(Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
2. Hóa đơn không cần có đủ nội dung trong trường hợp nào?
Theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải có các nội dung bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, số lượng, đơn giá, thuế suất, chữ ký điện tử của người bán và người mua…
Tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử không cần có đầy đủ nội dung theo quy định. Dưới đây 10 trường hợp hóa đơn điện tử không cần có đủ nội dung:
– Chữ ký điện tử của người mua: Không cần có trên hóa đơn điện tử, trừ khi người mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận với người bán về việc ký số, ký điện tử.
– Hóa đơn của cơ quan thuế cấp: Không cần có chữ ký số của người bán, người mua.
– Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại: Không cần có tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nếu người mua là cá nhân không kinh doanh.
– Hóa đơn bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không cần có các chỉ tiêu như tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký điện tử của người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.
– Hóa đơn là tem, vé, thẻ: Không cần có chữ ký số của người bán (trừ khi tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng. Nếu tem, vé, thẻ có sẵn mệnh giá thì không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
– Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không: Không cần có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán nếu chứng từ được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh.
– Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt: Không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá nếu có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng.
– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Không cần có tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán. Các thông tin liên quan đến lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển được thể hiện theo cách ghi khác.
– Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không: Không cần có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, đơn vị tính, số lượng, đơn giá nếu hóa đơn được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế.
– Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý: Không cần có đơn giá nếu hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp.
– Hóa đơn của doanh nghiệp quốc phòng an ninh: Không cần có đơn vị tính, số lượng, đơn giá, phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên nếu hoạt động phục vụ quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ.
3. Những nội dung cần có trên hóa đơn điện tử theo quy định
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 đến khoản 13 và khoản 15 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nội dung bắt buộc phải có trong hóa đơn điện tử bao gồm:
– Mã số hóa đơn: Là dãy số duy nhất được cấp cho mỗi hóa đơn để phục vụ cho việc quản lý và tra cứu
– Thông tin người bán và người mua: Gồm tên, địa chỉ, MST, số điện thoại, email và các thông tin khác liên quan đến hai bên giao dịch
– Thông tin hàng hóa hoặc dịch vụ: gồm tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền và thuế suất GTGT của từng mặt hàng hoặc dịch vụ
– Tổng tiền thanh toán: Là tổng số tiền phải trả của người mua gồm cả thuế GTGT (thuế VAT) nếu có
– Phương thức thanh toán: Là hình thức thanh toán mà người mua dùng để trả tiền cho người bán (tiền mặt, chuyển khoản, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ,…)
– Chữ ký số: Là loại mã hóa được sử dụng để xác nhận tính xác thực và toàn vẹn của hóa đơn điện tử. Chữ ký số được tạo ra bằng cách sử dụng cặp khóa công khai và khóa riêng tư của người bán
– Thời điểm ký số và lập hóa đơn
– Mã của cơ quan Thuế
Nội dung trên hóa đơn điện tử có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định nguồn gốc hàng hóa, dịch vụ và nghĩa vụ thuế của các bên tham gia hoạt động kinh doanh. Do vậy, hóa đơn điện tử cần được lập chính xác và tuân thủ theo quy định hiện hành.
Trên đây là toàn bộ nội dung về các trường hợp hóa đơn điện tử không cần thiết có đầy đủ nội dung. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đọc đã nắm rõ thêm quy định khi sử dụng hóa đơn điện tử.