Vừa qua, tại Hội nghị tập huấn triển khai áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử, hơn 200 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội đã được cung cấp thông tin hữu ích liên quan đến việc triển khai hóa đơn điện tử.

Theo đó, có 3 điều doanh nghiệp cần hiểu rõ để "hành trình" chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi hơn. 

1. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không mã

* Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Việc cấp mã này dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn…

* Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là hóa đơn điện tử CÓ mã hoặc KHÔNG CÓ mã.

2. Hiểu rõ về chứng từ điện tử

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản: Thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.

Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai:

- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN

- Biên lai thuế

- Phí, lệ phí

Được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do cơ quan quản lý thuế hoặc tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế khi thực hiện các thủ tục về thuế hoặc các khoản thu khác thuộc NSNN và các loại chứng từ, biên lai điện tử khác. 

3. Lưu ý khi đăng ký sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử

- Trước khi sử dụng hóa đơn, biên lai, doanh nghiệp, cần phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế hoặc thực hiện thông báo phát hành theo quy định.

- Việc sử dụng hoá đơn điện tử, biên lai điện tử phải đăng ký và nhận được sự chấp nhận của cơ quan thuế.

- Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định số 123/2020.

- Hóa đơn, chứng từ giả là hóa đơn, chứng từ được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn, chứng từ đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn, chứng từ hoặc làm giả hoá đơn điện tử, chứng từ điện tử.

- Những trường hợp sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp bao gồm:

+ Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

+ Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế)

+ HĐĐT không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.