Từ 01/7/2022, các DN áp dụng hoá đơn điện tử phát sinh có tình huống lập HĐĐT có ngày lập và ngày ký khác nhau phải xử lý ra sao cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây

1. Căn cứ thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

Tại khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có quy định:

“ 9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn. “

Như vậy theo quy định này, thì hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn được coi là hợp lệ và được xác định như sau:

- Thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn GTGT

- Thời điểm hạch toán ghi nhận doanh thu đối với bên bán và tính vào chi phí đối với bên mua là thời điểm lập hóa đơn

2. 02 cách xử lý đối với hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau

Một điểm đặc biệt quan trọng ở đây là: Theo quy định ở trên chúng ta sẽ tuân thủ nguyên tắc: Hóa đơn không được lập cách số, giữ số, lùi ngày nhưng được phép lập hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau.

Các trường hợp có thể xảy ra giữa ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn như sau:

Trường hợp 1:

- Ngày 27/05/2022: Công ty Việt Hưng xuất hóa đơn số 10. Ngày 28/05/2022, Công ty xuất hàng và có lập 1 hóa đơn đang chờ ký số. Ngày 29/05/2022, Công ty tiến hành ký số hóa đơn lập ngày 28/05/2022, có số hóa đơn 11.

Như vậy: Hóa đơn số 11, lập ngày 28/05/2022 nhưng ký số ngày 29/05/2022. Hóa đơn này vẫn hợp lệ nhưng Công ty sẽ phải giải trình với cơ quan thuế

Trường hợp 2:

- Ngày 27/05/2022: Công ty Việt Hưng xuất hóa đơn số 10. Ngày 28/05/2022, Công ty có lập 1 hóa đơn đang chờ ký số. Ngày 29/05/2022, Công ty Xuất hàng và có lập 1 hóa đơn.

Như vậy: Công ty muốn xuất hàng và ký số hóa đơn ngày 29/05/2022 thì có 2 trường hợp xảy ra:

+ Công ty phải ký số hóa đơn đã lập ngày 28/05/2022, với số hóa đơn: 11, sau đó mới ký số hóa đơn ngày 29/05/2022 với số hóa đơn 12

+ Công ty phải hủy bỏ hóa đơn đã lập ngày 28/05/2022, và ký số hóa đơn ngày 29/05/2022 với số hóa đơn 11

Trường hợp: Nếu Công ty ký hóa đơn ngày 29/05/2022 trước với số hóa đơn 11, và sau đó mới ký hóa đơn đã lập ngày 28/05/2022 với số hóa đơn 12 thì sẽ xảy ra điều bất hợp lý là ngày lập sau nhưng số thứ tự hóa đơn lại nhỏ còn ngày lập nhỏ thì số hóa đơn lại lớn.

3. Cách lập hóa đơn điện tử lùi ngày hợp lý, hợp lệ

Nguyên tắc

- Kế toán có thể lập nhiều hóa đơn chờ ký nhưng phải đảm bảo nguyên tắc kế toán là phải trùng với thời điểm bàn giao hàng hóa, dịch vụ

- Muốn xuất hóa đơn mới phải hoàn thành ký số tất cả các hóa đơn chờ ký cần ký (tránh trường hợp ngày lập hóa đơn sau nhưng số thứ tự hóa đơn lại nhỏ còn ngày lập hóa đơn nhỏ thì số hóa đơn lại lớn.

Ví dụ:

Xuất lùi hoá đơn

Như vậy, muốn ký được hóa đơn ngày 29/05 thì phải ký hóa đơn ngày 27/05, sau khi ký xong hóa đơn ngày 27/05 thì tiếp tục ký hóa đơn ngày 28/05.

4. Nguyên tắc việc lập hóa đơn có ngày ký và ngày lập khác nhau là thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể tại Khoản 1,2,3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

- 1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

- 2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

- 3. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, cô ng đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.