Thông tư 32 do Bộ tài chính ban hành đã giải đáp những thắc mắc cơ bản nhất về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử đối với nhiều doanh nghiệp. Tại thời điểm 2011, loại hình hóa đơn điện tử chưa được phổ biến như hiện này nhưng những quy định được nhắc đến trong Thông tư 32 2011 này vẫn là kiến thức vô cùng thiết thực. A-Invoice xin tóm tắt những thông tin quan trọng nhất để gửi tới quý khách hàng.

1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử

• Tổ chức cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa,cung ứng dịch vụ
• Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Cơ quan quản lý thuế các cấp và tổ chức cá nhân có liên quan đến hóa đơn điện tử

2. Nội dung của hóa đơn điện tử theo thông tư 32 2011

Nội dung hóa đơn điện tử

Theo thông tư 32 BTC thì nội dung hóa đơn điện tử bắt buộc bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Thông tin người bán
• Thông tin người mua
• Thông tin chi tiêt đơn hàng.
• Chữ ký điện tử
• Hóa đơn thể hiện bằng Tiếng Việt

Nội dung không bắt buộc

• Logo, hình ảnh trang trí quảng cáo
• Thêm các thuộc tính phục vụ mục đích quản lý
• Phù hợp với pháp luật hiện hành, không bị che khuất

3. Thông tư 32 về hóa đơn điện tử quy định khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp phải gửi Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định này. Nội dung của quyết định được đính kèm theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32 về hóa đơn điện tử.

Doanh nghiệp phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và gửi cho cơ quan thuế quản lí trực tiếp, sau đó mới được sử dụng hóa đơn này. Doanh nghiệp có thể tham khảo thông báo phát hành hóa đơn theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32 về hóa đơn điện tử.

Quy định về lập hóa đơn điện tử

Các hình thức lập hóa đơn điện tử bao gồm: doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm của chính doanh nghiệp, hoặc truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của phần mềm trung gian.

Thông tư 32 về hóa đơn điện tử cũng liệt kê các hình thức gửi hóa đơn bao gồm gửi trực tiếp đến khách hàng, hoặc gửi thông qua phần mềm hóa đơn điện tử trung gian.

4. Thông tư 32 về hóa đơn điện tử quy định xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập

Khi hóa đơn điện tử đã lập nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được cung ứng, hoặc doanh nghiệp, khách hàng chưa khai báo thuế, hóa đơn điện tử sẽ được hủy khi có sự đồng ý xác nhận của hai bên.

Còn đối với trường hợp sai sót trong hóa đơn điện tử, thì doanh nghiệp cùng khách hàng lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn điều chỉnh.

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo đúng thời hạn quy định của luật Kế toán. Doanh nghiệp, khách hàng, hay tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cũng phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

Doanh nghiệp, khách hàng cần hủy hóa đơn, tức làm cho nó không còn giá trị sử dụng trong trường hợp hết thời hạn lưu trữ.

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (hay hóa đơn chuyển đổi) để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 1 lần. Phải có chữ ký người bán, dấu của người bán
• Điều kiện: phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gộc, có ký hiệu riêng xác nhận khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, có chữ ký và họ tên của người thực hiên chuyển

5. Cách xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót

• Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc đã lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế

Với trường hợp này kế toán bên bán xử lý như sau:

– Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên mua và bán.

– Hủy hóa đơn có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận.

– Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định để phục vụ việc tra cứu của cơ quan chức năng khi có yêu cầu

– Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

• Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế

Với trường hợp này kế toán bên bán xử lý như sau:

– Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót

– Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

– Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…

– Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

– Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Lưu ý: Nếu bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Vì vậy cả 2 bên có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng ký trực tiếp.

6. Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

• Thông tư 32 2011 TT BTC có hiệu lực từ ngày 01/05/2011
• Các nội dung khác được thực hiên theo quy định tại nghị định số 51/2010/NĐ-CP và thông tư số 153/2010/TT-BTC.