Dù là mới mở hay đã thành lập công ty từ lâu thì những kiến thức về hóa đơn vẫn là những điều cơ bản mà mọi kế toán hay người quản ký cần nắm rõ. Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn,… là gì? chúng được quy định như nào? Bài viết sau đây sẽ giải giúp bạn giải đáp những câu hỏi đó.

Theo phụ lục 1 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014: Hướng dẫn ký hiệu và ghi thông tin bắt buộc trên hóa đơn cụ thể như sau:

1. Tên loại hoá đơn:
Gồm:
- Hoá đơn giá trị gia tăng,
- Hoá đơn bán hàng;
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý;
-Tem; vé; thẻ.

2. Ký hiệu mẫu số hoá đơn (mẫu hoá đơn):
Ký hiệu mẫu số hoá đơn có 11 ký tự, cụ thể như sau:
- 2 ký tự đầu thể hiện loại hoá đơn
- Tối đa 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hoá đơn
- 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
- 01 ký tự tiếp theo là “/” để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.
- 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Ví dụ: 01GTKT3/001 trong đó:

• 01: Đây là loại hóa đơn GTGT
• GTKT: Đây là hóa đơn giá trị gia tăng
• 3: Hóa đơn này có 3 liên
• 001: Đây là Mẫu thứ nhất của loại hóa đơn GTGT có 3 liên
  
  Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:

Lưu ý khi đặt in hóa đơn GTGT:

- Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (01GTKT3/001) thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hóa đơn; nhu cầu sử dụng hóa đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ cho công tác quản lý…

VD1: Năm 2018 doanh nghiệp bạn đặt in hóa đơn GTGT lần đầu là:

Mẫu số là: 01GTKT3/001. Ký hiệu AP/18P. từ số 001 đến 500

- Sang năm 2019 các bạn đặt in lần 2 ( nếu không thay đổi gì) thì phải như sau:

Mẫu số là: 01GTKT3/001. Ký hiệu: AP/19P. Phải lấy từ số 001 trở đi ( vì đã thay đổi ký hiệu hóa đơn mới)

VD2: Năm 2018 doanh nghiệp bạn đặt in hóa đơn GTGT lần đầu là:

Mẫu số là: 01GTKT3/001/ Ký hiệu AP/18P. từ số 001 đến 500

- Sang năm 2019 các bạn đặt in lần 2: Thay đổi kích thước của hóa đơn-> thì phải thay đổi lại số thứ tự mẫu hóa đơn) cụ thể như sau:

Mẫu số là 01GTKT3/002. Ký hiệu AP?19P. Phải lấy từ số 001 trở đi ( vì đây là mẫu thứ 2)

3. Ký hiệu hoá đơn:
- Ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.

- 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.
Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

- 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn.
- Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm;
- Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu:
E: Hoá đơn điện tử,
T: Hoá đơn tự in,
P: Hoá đơn đặt in;
- Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).
Ví dụ:
KT/17E: (KT: là ký hiệu hóa đơn; 17: hóa đơn tạo năm 2017; E: là ký hiệu hóa đơn điện tử)
KT/17T: (KT: là ký hiệu hóa đơn; 17: hóa đơn tạo năm 2017; T: là ký hiệu hóa đơn tự in)
AA/16P: (AA: là ký hiệu hóa đơn; 16: hóa đơn tạo năm 2016; P: là ký hiệu hóa đơn đặt in)
4. Số thứ tự hoá đơn:
- Ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hoá đơn, bao gồm 7 chữ số.

5. Liên hoá đơn:
- Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó 2 liên bắt buộc:
- Liên 1: Lưu
- Liên 2: Giao cho người mua
Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định.

Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính phủ ban hành, các doanh nghiệp sẽ phải chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020. Chuyển đổi sẽ tiến hành theo các năm từ 2018 đến 2020 với từng đối tượng doanh nghiệp. Cũng chính vì lí do này, Công ty phát triển phần mềm Asiasoft Solutions đã nghiên cứu và phát triển phần mềm hóa đơn điện tử A-Invoice với những yêu cầu tiêu chuẩn nhất.

Lộ trình chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử của chính phủ

Quý khách hàng mong muốn được giải đáp thắc mắc cũng như muốn tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử, các thức dùng cũng như chuyển đổi , xin hãy liên hệ lại với chúng tối theo các số điện thoại sau đây:

Thông tin liên hệ

Thủ đô Hà Nội

Hotline: 0936.348.626

06, Phố Vũ Ngọc Phan, Q. Đống Đa, Hà Nội

ĐT: 024.3776.1663 /Fax: 024.3776.1823

Thành phố Đà Nẵng

Hotline: 0935.072.299

721 Điện Biên Phủ, Q. Thanh Khê, Đà Nẵng

ĐT: 0236.222.9308 /Fax: 0236.363.4897

Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0909.605.913

730/126 Lê Đức Thọ, P. 15, Q. Gò Vấp, TP. HCM

ĐT: 1900 63 66 89 /Fax: 028.3989.4277

Email: info@asiasoft.com.vn