Hóa đơn điện tử có được xuất âm không - Sai tên hàng hóa, thuế VAT, tên đợn vị,... phải xử lý như thế nào? Trong các trường hợp nêu trên, kế toán phải thực hiện điều chỉnh giảm hóa đơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về quy trình khai, nộp thông báo.
Trong bài viết hôm nay, cùng tìm hiểu cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót nhé.
1. Khi nào cần điều chỉnh giảm hóa đơn?
Điều chỉnh hóa đơn là nghiệp vụ xuất hóa đơn hoặc lập biên bản nhằm ghi nhận giảm giá trị của một hóa đơn điện tử đã được lập trước đó.
Các trường hợp phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm, như sau:
1.1. Hóa đơn điện tử có sai sót
Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về thành tiền, thuế suất VAT, tiền thuế,... cao hơn thực tế, theo quy định thì doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điều chỉnh giảm. Hoặc tiến hành lập hóa đơn thay thế.
1.2. Khi thực hiện chiết khấu thương mại
Trong trường hợp số tiền chiết khấu cuối cùng khi kết thúc chương trình bán hàng, lớn hơn các khoản đã thực hiện giảm giá trước đó. Thì người phải phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
1.3. Khi áp dụng giảm giá hàng hóa
Trong trường hợp người bán đã xuất hóa đơn điện tử, hạch toán doanh thu mới phát hiện hàng hóa bị lỗi, không đảm bảo chất lượng nên giảm giá bán cho người mua, thì cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã xuất ban đầu.
2. Hóa đơn điện tử có xuất âm được không?
Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi Cơ quan thuế có sai sót trong khi sai sót trong nội dung, hóa đơn xuất âm như sau:
“Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.”
Như vậy, khi kế toán phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người bán và người mua thống nhất hóa đơn điều chỉnh nội dung, thì hóa đơn điều chỉnh nội dung được ghi dấu âm (-) đúng với thực tế điều chỉnh trong trường hợp cần điều chỉnh giảm.
3. Hướng dẫn điều chỉnh giảm hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC
Quy định điều chỉnh giảm hóa đơn theo Thông 78 được hướng dẫn chi tiết tại Điểm a Khoản 1 Điều 7 của Thông tư này.
3.1. Hướng dẫn điều chỉnh giảm hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Thông tư này, hướng dẫn điều chỉnh đối với hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, phải cấp lại mã của Cơ quan Thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế:
Với trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của Cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020.NĐ-CP. Thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn có sai sót, và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào. Nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
3.2. Hướng dẫn lập Mẫu 04/SS-HĐĐT
Mẫu 04/SS-HĐĐT Thông báo hóa đơn điện tử được quy định tại Phụ lục IA, ban hành kèm theo Nghị định 123.
Để lập biểu mẫu, cần lưu ý các thông tin, nội dung điền như sau:
- Kính gửi: Ghi cơ quan thuế quản lý trực tiếp của đơn vị;
- Tên người nộp thuế: Tên đơn vị theo Giấy phép đăng ký kinh doanh
- MST: Ghi MST của đơn vị;
- [2] Mã CQT cấp: Chỉ ghi mã cơ quan thuế cấp đối với hóa đơn có mã của Cơ quan Thuế;
- [3] Ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Ghi theo quy định tại Thông tư 78;
- [4] Số hóa đơn điện tử: Ghi số hóa đơn điện tử cần điều chỉnh, bổ sung;
- [5] Ngày lập hóa đơn;
- [6] Loại áp dụng hóa đơn điện tử;
- [7] Hủy/Điều chỉnh/Thay thế/Giải trình: Ghi “Điều chỉnh”;
- [8] Lý do: Ghi lý do điều chỉnh hóa đơn điện tử.
3.3. Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT
Thời hạn nộp Mẫu 04 được phân thành 2 trường hợp:
Trường hợp bên bán hay doanh nghiệp phát hiện sai sót và gửi Thông báo: thời hạn nộp mẫu 04 là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn điện tử có sai sót.
Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện sai sót: Cơ quan thuế sẽ sử dụng Mẫu số 01/TB-RSĐT để thông báo tới người bán để người bán kiểm tra số hóa đơn. Sau khi người bán kiểm tra, rà soát thông tin, sẽ tiến hành lập và gửi mẫu 04 cho Cơ quan thuế theo thời hạn được ghi trong Mẫu số 01/TB-RSĐT.
Trên đây là nội dung hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử khi bị xuất âm theo Thông tư 78. Như vậy, bạn đọc cần lưu ý theo quy định mới tại Thông 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh giảm được ghi dấu âm (-) nếu là trường hợp điều chỉnh giảm