Với các trường hợp hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa phải xử lý như thế nào? Kế toán cần lưu ý quy định lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hóa đơn sai sót để tránh việc hạch toán sai gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Xem ngay cách xử lý hóa đơn sai sót trong bài chia sẻ dưới đây.
1. Căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa
Việc xử lý sai sót về hóa đơn, chứng từ điện tử được quy định tại 02 văn bản pháp lý sau:
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn chứng từ
- Thông tư số 78/2021/TT-BTC Bộ Tài chính ban hành ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/6/2019 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP
Kế toán căn cứ theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123 và khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn điện tử để thực hiện xử lý hóa đơn điện tử sai sót.
2. Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa
Khi lập hóa đơn điện tử có thể xảy ra nhiều sai sót như sai tên, địa chỉ của người mua, sai MST, sai số lượng, nội dung hàng hóa,... Căn cứ vào từng trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót mà người kế toán cần áp dụng các phương pháp xử lý phù hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
2.1. Hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung hàng hóa chưa gửi cho người mua
Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế bị sai nội dung hàng hóa nhưng chưa gửi cho người mua, thì xử lý như sau:
- Thông báo với cơ quan Thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT được ban hành kèm theo tại Phụ lục IA Nghị định 123 về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới
- Thực hiện ký số lên hóa đơn mới và gửi cơ quan thuế cấp mã thay thế cho hóa đơn có sai sót để gửi cho người mua
Khi nhận được thông tin về việc hủy hóa đơn hợp lệ, cơ quan Thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan Thuế (theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
2.2. Hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung hàng hóa đã gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn bị sai sót về nội dung hàng hóa đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện sai sót thì xử lý theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123 như sau:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh như sau:
- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót về nội dung hàng hóa
Hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hóa phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm…”.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế hóa đơn điện tử bị sai nội dung hàng hoá
Trong trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót đã lập thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn có sai sót về nội dung hàng hóa. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Sau khi tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế thì người kế toán thực hiện theo các bước sau:
- Ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đã lập
- Người bán gửi cho người mua (trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế) hoặc gửi cơ quan Thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới sau đó gửi cho người mua (trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung hàng hóa kế toán cần lưu ý. Thông qua bài viết này, hy vọng bạn đọc đã nắm rõ cách xử lý hóa đơn, chứng từ có sai sót.