Xử lý như thế nào trước các trường hợp xuất, viết hóa đơn điện tử bị sai tại Nghị Định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC? Khi nào thì doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện điều chỉnh, hủy và lập thay thế các hóa đơn có sai sót?

Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng tìm hiểu chi tiết về xử lý hóa đơn sai sót theo thông tư 78 và nghị định 123.

Trường hợp 1: Tự phát hiện sai sót nhưng chưa gửi cho người mua

Người bán phát hiện có sai sót hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua.

Căn cứ khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ, xử lý như sau:

Bước 1.Hủy hóa đơn điện tử lập sai.

Bước 2.Lập hóa đơn điện tử mới

Bước 3.Nộp thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT

Trường hợp 2: Tự phát hiện sai sót và đã gửi cho người mua

Trường hợp 2.1: Sai sót thông tin không quan trọng

Nếu hóa đơn điện tử lập sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì Người bán xử lý như sau:

Bước 1.Thông báo cho người mua về sai sót và Không cần lập hóa đơn mới

Bước 2.Nộp thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã nếu có sai sót như trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế -> Không xử lý theo cách này.

Trường hợp 2.2: Sai sót thông tin quan trọng

Nếu hóa đơn điện tử lập sai mã số thuế, sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, sai tiền thuế, hàng hóa ghi sai quy cách chất lượng thì Người bán xử lý như sau:

CÁCH 1:

Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn sai sót để gửi cho người mua.

+) Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm”.

+) Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh: Điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.

Lưu ý:

–         Nếu hai bên có thỏa thuận về việc lập văn bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh -> Hai bên phải lập thêm văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

CÁCH 2:

Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai sót để gửi cho người mua.

+) Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm”.

Lưu ý:

–         Nếu hai bên có thỏa thuận về việc lập văn bản trước khi lập hóa đơn thay thế -> Hai bên phải lập thêm văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

Trường hợp 3: Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước

Người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.

Căn cứ điểm b, khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ tài chính, xử lý như sau:

Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Trường hợp 4: Sai sót Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử

Trường hợp Bảng tổng hợp sai sót hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan Thuế có sai sót.

Căn cứ khoản 2  Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/0/2021 của Bộ Tài chính, xử lý như sau:

Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu đến cơ quan thuế, nếu thiếu dữ liệu tại Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cho cơ quan thuế thì người bán gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung;

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cho cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

Trường hợp 5: Hóa đơn điện tử sai sót và được cơ quan thuế phát hiện

Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót và được cơ quan Thuế phát hiện.

Căn cứ khoản 3 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định, được xử lý như sau:

Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu 01/TB-RSĐT để kiểm tra lại sai sót hóa đơn điện tử.

Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc kiểm tra hóa đơn điện tử có sai sót theo đúng thời hạn được thông báo.

Hết thời hạn thông báo mà người bán không thông báo cho cơ quan thuế thì cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo lần 02. Trường hợp quá thời hạn của lần thông báo thứ 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp 6: Sai sót hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế của hóa đơn đã sai sót

Trường hợp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót, sau đó phát hiện hóa đơn điều chính hoặc thay thế lại tiếp tục bị sai.

Căn cứ điểm c khoản 1 Điều Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính, xử lý như sau:

Người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót hóa đơn điện tử lần đầu.

Việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan HĐĐT điều chỉnh thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy) thực hiện theo quy định của pháp luật thuế.

Trường hợp 7: Ngoài việc hóa đơn điện tử có sai sót về nội dung, doanh nghiệp/ tổ chức vẫn có thể gặp một số lỗi về kỹ thuật khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố.

Lỗi hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử.