Để thuận tiện cho việc truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử Pháp luật quy định định dạng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp, đơn vị cần đặc biệt lưu ý để đảm bảo định dạng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây.

1. Định dạng hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định về định dạng hóa đơn điện tử như sau:

Định dạng hóa đơn điện tử

1.Định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử. Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

…

Như vậy, theo quy định trên thì định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của các trường thông tin phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử.

Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language” được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

2. Định dạng hóa đơn điện tử gồm bao nhiêu phần?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có quy định về định dạng hóa đơn điện tử như sau:

Định dạng hóa đơn điện tử

…

2.Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

3.Tổng cục Thuế xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này.

4.Tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế bằng hình thức gửi trực tiếp phải đáp ứng yêu cầu sau:

a) Kết nối với Tổng cục Thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 1 kênh truyền chính và 1 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 5 Mbps.

b) Sử dụng dịch vụ Web (Web Service) hoặc Message Queue (MQ) có mã hóa làm phương thức để kết nối.

c) Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.

5.Hóa đơn điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của hóa đơn đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người mua có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Như vậy, theo quy định trên thì định dạng hóa đơn điện tử gồm 02 phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

3. Cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

– Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

+ Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn.

Địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn thực hiện theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định 118/2015/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nếu có.

+ Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ cho các đối tượng nêu trên.

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện trả tiền dịch vụ theo Hợp đồng ký giữa các bên.

4. Câu hỏi thường gặp

Định dạng hóa đơn điện tử lưu file XML hay PDF là hợp pháp?

Định dạng hóa đơn điện tử hợp pháp phải bao gồm hai file kèm theo: file dữ liệu hóa đơn XML và bản thể hiện của hóa đơn PDF. Điều quan trọng là nội dung trong file PDF phải trùng khớp với các dữ liệu trong file XML, từ thông tin đơn vị bán hàng, tên công ty, mã số thuế,…

Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử chỉ hợp pháp khi sử dụng định dạng XML. Do đó, hóa đơn điện tử chỉ dùng file PDF mà không có file XML tương ứng là không đúng quy định và không có giá trị pháp lý.