Hóa đơn điện tử - trợ thủ đắc lực cho quá trình kinh doanh của các doanh nghiệp hoạt động trong ngành thương mại và phân phối. Những lợi ích hóa đơn điện tử đem lại chắc chắn sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đem đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.
1. Sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp mất gì?
Do đặc thù của ngành, các doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại – phân phối thường cần sử dụng khối lượng hóa đơn khổng lồ. Mỗi ngày doanh nghiệp nhận về rồi lại bán ra liên tục cho nhiều đối tượng khác nhau. Hơn thế nữa, quy trình phân phối còn phân tán, lộn xộn, chưa có quy trình chuẩn hóa đồng bộ nên khiến cho việc kiểm soát tình hình của nhân viên phụ trách diễn ra khá khó khăn và căng thẳng để tránh nhầm lẫn, sai sót.
Do đó, doanh nghiệp mất quá nhiều thời gian, mất quá nhiều nhân lực để viết tay, xử lí hóa đơn thủ công mà tỉ lệ sai sót vẫn cao. Doanh nghiệp tốn nhiều thời gian nhập liệu mà thông tin vẫn không thể cập nhật kịp thời khiến người quản trị không thể quản lý, nắm bắt tình hình kịp thời. Doanh nghiệp mất một khoảng chi phí lớn để lưu trữ và bảo quản hóa đơn nhưng vẫn không thể kiểm soát rủi ro về cháy nổ, mất mát. Doanh nghiệp mất chi phí vận chuyển lớn, thời gian nhiều để có thể đưa hóa đơn đến tay khách hàng của mình, đôi khi ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và trải nghiệm của khách hàng.
2. Hóa đơn điện tử giải quyết những mất mát ấy của doanh nghiệp như thế nào?
- Cắt giảm chi phí, tối ưu thời gian
Khi áp dụng hóa đơn điện tử vào hệ thống hoạt động của doanh nghiệp, kế toán cắt giảm được 80% thời gian nhập liệu, thông tin dữ liệu chỉ cần nhập 1 lần duy nhất, sau đó chỉ cần click chọn tiết kiệm thời gian, tránh xảy ra sai sót. Theo đó, chi phí in ấn và các khoản chi phí liên quan đến hóa đơn cũng giảm bớt rất nhiều. Kế toán tăng hiệu suất làm việc. Khách hàng cũng có thể nhận được hóa đơn ngay trong ngày thông qua sms hoặc email.
- Thông tin cập nhật, quản lý thuận tiện
Đẩy nhanh thời gian tác vụ, các phần mềm liên kết với nahu trên nền tảng công nghệ, người quản lý có thể nhanh chóng và thuận tiện hơn trong việc nắm bắt thông tin, cập nhật tình hình và xử lý, giải quyết kịp thời khi xảy ra vấn đề
- Truy cập mọi lúc, mọi nơi trên mọi phương tiện
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, những người có trách nhiệm với hóa đơn có thể truy cập vào phần mềm bất cứ khi nào cần, ở bất cứ nơi đâu và đồng thời cùng lúc trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng… Kế toán có thể tạo hóa đơn, lãnh đạo có thể ký số từ xa, tiết kiệm thời gian chờ và công sức.
- Lưu trữ tiết kiệm, giảm thiểu rủi ro
Mọi hóa đơn sẽ được lưu trữ tự động trong thời gian dài trên cơ sở hạ tầng riêng của doanh nghiệp hoặc trên cơ sở hạ tầng chung của nhà cung cấp hóa đơn điện tử và cả hệ thống chung của Tổng cục Thuế. Độ an toàn cao, tính bảo mật đều được đảm bảo.