Khi sử dụng hóa đơn điện tử, rất nhiều doanh nghiệp thường xuyên gặp phải tình trạng nội dung cần thể hiện nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn mà không biết cách xử lý ra sao. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Hiện nay, các mô hình kinh doanh đặc thù như siêu thị, cửa hàng điện máy, chuỗi bán lẻ, bệnh viện… thường xuyên phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, khi danh mục mặt hàng lớn, các doanh nghiệp trên thường gặp phải tình trạng nội dung của hóa đơn cần nhiều hơn một trang để thể hiện.
Muốn giải quyết điều này, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định pháp lý cũng như quy định lập hóa đơn điện tử nhiều hơn một trang để từ đó tiến hành lập hóa đơn chuyển đổi hợp lệ.
I/Căn cứ pháp lý để lập hóa đơn điện tử nhiều trang
Để lập hóa đơn điện tử nhiều trang, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định về tính pháp lý của hóa đơn cũng như những trường hợp được phép sử dụng hóa đơn nhiều trang, cụ thể như sau:
Yêu cầu pháp lý:
Tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn:
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử đáp ứng các nội dung quy định.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đáng giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết
II/Căn cứ sử dụng hóa đơn điện tử nhiều trang:
Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể xử lý theo như hướng dẫn tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC như sau:
- Lập thành nhiều hóa đơn:
Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
- Lập hóa đơn nhiều trang
Trường hợp cơ sở kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in, việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo trang truoc – trang X/Y” (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó)”
Căn cứ quy định trên, Công văn 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 của Tổng cục Thuế về việc hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử đã nêu rõ: Để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì doanh nghiệp thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn.