Những lưu ý về việc sử dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử!
ĐĂNG NGÀY 12/5/2018 10:46:02 AM

Chữ ký số là một trong những yếu tố không thể thiếu khi sử dụng hóa đơn điện tử song có rất nhiều thắc mắc xoay quanh vấn đề này. Chữ ký số là gì, được dùng như nào, có giá trị trong bao lâu,.. A-Invoice sẽ giải đáp cho các bạn trong bài viết sau đây.

Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, từ ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp trong nước sẽ bắt buộc phải hoàn tất việc chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử. Ngay ở thời điểm hiện tại, rất nhiều doanh nghiệp trong nước đã tiến hành áp dụng hình thức hóa đơn điện tử để thay thế hoàn toàn hình thức hóa đơn giấy.

Các doanh nghiệp đang dần chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử

Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn còn gặp một số vướng mắc trong quá trình khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là những khó khăn liên quan đến viện sử dụng chữ ký số.

Khái niệm chữ ký số - chứng thư số

Chữ ký số là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản, hình ảnh hay video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị phát hành.

Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số. Nếu được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, chứng thư số cần đảm bảo hai điều kiện:

  • Chống từ chối bởi người ký.
  • Đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.

Chữ ký số giúp xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị phát hành

Áp dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào?

Rất nhiều doanh nghiệp thường lúng túng khi khách mua hàng thắc mắc về việc liệu bên mua có cần phải có chữ ký số để tiến hành lập hóa đơn với bên bán, và nếu hóa đơn không có đóng dấu, chữ ký của cả hai bên thì giá trị pháp lý có đảm bảo hay không.

Câu trả lời cho những thắc mắc này rất đơn giản: trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng. Cụ thể, với những trường hợp sau người mua không nhất thiết phải ký điện tử trên hóa đơn:

  • Bên mua không phải là một đơn vị kế toán
  • Bên mua là một đơn vị kế toán, nhưng có đầy đủ những hồ sơ, chứng từ chứng minh được việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán với bên mua như:
    • Hợp đồng kinh tế
    • Phiếu xuất kho
    • Biên bảo giao nhận hàng hóa
    • Biên nhận thanh toán
    • Phiếu thu

Đối với trường hợp các doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì hóa đơn giấy cần đảm bảo có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý chỉ được thực hiện chuyển đổi hóa đơn một lần duy nhất và phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin của hóa đơn chuyển đổi.

Một số câu hỏi liên quan đến chữ ký số thường gặp

1. Nếu chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn, làm thế nào để tiếp tục xác thực hóa đơn tiếp?

Trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần phải gia hạn chữ ký số. Khi việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Tiếp theo, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.

2. Có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn, tuy nhiên cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn

Hóa đơn A-Invoice, lựa chọn tin cậy của doanh nghiệp!

Nắm bắt được xu thế cũng như mong muốn của doanh nghiệp trong thời đại công nghệ số, Công ty cổ phần Asiasoft Solution cho ra đời phần mềm hóa đơn điện tử A - Invoice với nhiều tính năng vượt trội.

Phần mềm hóa đơn điện tử A - Invoice là giải pháp chuyên dụng cho việc tạo, xuất và quản lý hóa đơn. Ngoài các tính năng tạo lập - phát hành - điều chỉnh - thay thế - xóa bỏ hóa đơn, hóa đơn điện tử E - Invoice còn đáp ứng tốt yêu cầu của doanh nghiệp với các tính năng nâng cao sau đây:

  • Quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán
  • Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế...
  • Quản lý tài khoản truy nhập và phân quyền sử dụng cho từng nhân viên.
  • Phê duyệt hóa đơn, gửi hóa đơn đi xác thực theo lô nhiều hóa đơn cùng một lúc
  • Tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, phần mềm kế toán và các phần mềm có sẵn tại doanh nghiệp
  • Có thể tích hợp xuất hóa đơn tự in và đặt in, hóa đơn điện tử có mã xác thực
  • Hỗ trợ truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh, giữa tổng công ty và các công ty con.
  • Công nghệ xác thực hóa đơn trực tuyến, chống làm giả hóa đơn.
  • Giải pháp tư vấn thiết lập mẫu hóa đơn màu mà không cần dùng máy in màu.

Phần mềm hóa đơn điện tử A – Invoice giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Với những tính năng ưu việt nêu trên, Asiasoft tự hào là đơn vị được nhiều khách hàng trên cả nước, từ nhiều lĩnh vực, ngành nghề quy mô khác nhau lựa chọn là nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, tiêu biểu như Tổng công ty Giấy Việt Nam, công ty Điện cơ Hải Phòng, công ty HAPACO…. Với phương châm Tin cậy – Tận tình – Chuyên nghiệp, Asiasoft vẫn đang 24/07 đồng hành cùng khách hàng và thật đáng mừng khi phần mềm A-Invoice vẫn đang từng ngày, từng giờ đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Asiasoft hiện có ba cơ sở tại ba miền: Bắc- Trung- Nam. Mọi ý kiến và phản hồi về phần mềm hóa đơn điện tử xin vui lòng liên hệ đến số điện thoại nóng của các cơ sở gần nhất. Chúng tôi vinh hạnh khi được các bạn lựa chọn trên sự nghiệp phát triển của mình.