Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý không?
ĐĂNG NGÀY 1/18/2019 10:21:44 AM

1.Thế nào là một hóa đơn điện tử đúng pháp lý?

Theo Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 cùa Bộ Tài chính quy định:

  • Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc về số hóa đơn liên tục và đúng trình tự thời gian, đảm bảo mỗi hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
  • Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
  • Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
  • Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

.

2. Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng pháp lý

  • Theo Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định

2.1. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng pháp lý

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xử hàng hóa phải đáp ứng các quy định (nêu tại khoản 2,3,4 Điều này) và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định (nêu tại khoản 2,3,4 Điều này).

2.2.Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng pháp lý

Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện chuyển đổi theo quy

định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.

  • Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
  • Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

* Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý:

Khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác

nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo

quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

*Về ký hiệu riêng trên hóa đơn điện tử:

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

+ Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”)

+ Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi

+ Thời gian thực hiện chuyển đổi.

+ Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn

2.3.Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hiện nay doanh nghiệp nếu có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có thể thực hiện thao tác in chuyển đổi ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Các bước thực hiện trên các phần mềm khác nhau có thể có đôi chút khác biệt nhưng về cơ bản tuân theo các bước dưới đây:

  • Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
  • Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
  • Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
  • Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

2.4.Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Tiến hành in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người dùng nên lưu ý những những thông tin sau đây:

  • Hóa đơn điện tử có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
  • Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất và có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần sau in chuyển đổi sang thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.

2.5.Chọn lựa phần mềm hóa đơn điện tử uy tín của đơn vị nào?

Với hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển, cung cấp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp, kinh nghiệm triển khai cho khách hàng đa dạng ngành nghề, quy mô, Công ty Cổ phần phát triển phần mềm Asia tự hào là nhà cung cấp phần mềm uy tín và đáng tin cậy.

Không chỉ đáp ứng các tính năng nghiệp vụ cơ bản về hóa đơn, A-Invoice của Asiasoft còn đáp ứng được các tiêu chuẩn khắt khe về chất lượng, độ ổn định, tính bảo mật, khả năng tích hợp với phần mềm quản lý sẵn có, khả năng xử lý dữ liệu lớn của các thương hiệu hàng đầu.

Quý khách hàng mong muốn tư vấn và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử A-Invoice của công ty cổ phần Asia Solutions để được tư vấn trực tiếp và nhanh nhất


Thông tin liên hệ

Thủ đô Hà Nội

Hotline: 0936.348.626

06, Phố Vũ Ngọc Phan, Q. Đống Đa, Hà Nội

ĐT: 024.3776.1663 /Fax: 024.3776.1823


Thành phố Đà Nẵng

Hotline: 0935.072.299

721 Điện Biên Phủ, Q. Thanh Khê, Đà Nẵng

ĐT: 0236.222.9308 /Fax: 0236.363.4897


Thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0909.605.913

730/126 Lê Đức Thọ, P. 15, Q. Gò Vấp, TP. HCM

ĐT: 1900 63 66 89 /Fax: 028.3989.4277

Email: info@asiasoft.com.vn

.