Thời gian gần đây, AsiaSoft có nhận được khá nhiều câu hỏi của một số bạn về vấn đề “Doanh nghiệp của các bạn đang dần chuyển sang sử dụng Hóa Đơn Điện Tử thì có cần hủy số hóa đơn giấy chưa dùng rồi mới đăng ký sử dụng hóa đơn không?” “Nếu sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử thì có thể dùng đến bao giờ & như thế nào?”
Vậy thì hôm nay chúng ta sẽ cùng giải đáp các thắc mắc trên nhé:
1. Từ 1/11/2018 đến 31/10/2020: có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh có 02 năm (từ 1/11/2018 đến 31/10/2020) để thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Trong thời gian này, việc áp dụng hóa đơn điện tử vẫn thực hiên theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC, do đó:
“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in”.
>>> Như vậy, trước nhiều thắc mắc của doanh nghiệp rằng có phải hủy hóa đơn giấy rồi mới được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay không?
Trước ngày 1/11/2020, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Do đó, doanh nghiệp không cần hủy số hóa đơn giấy chưa sử dụng mà chỉ cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp và thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử để bắt đầu sử dụng.
Ngoài vấn đề lưu ý thời gian và quy định đã nêu trên về việc sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau đây:
– Thứ nhất: Không xuất 2 hình thức hóa đơn với 1 đơn hàng, cụ thể hơn nếu 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và ngược lại: 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử.
– Thứ hai: Có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử với các đơn hàng, dịch vụ khác nhau.
2. Từ 1/11/2020: 100% doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và hủy số hóa đơn giấy còn tồn
Cũng theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì kể từ 1/11/2020 thì 100% doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang HĐĐT không có mã hoặc HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Cũng từ thời điểm trên, Thông tư 32/2011/TT-BTC sẽ chính thức hết hiệu lực, thay vào đó việc áp dụng hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn giấy sẽ được xử lý như sau:
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, Khoản 3, Điều 14 của Nghị định 119 quy định: “Kể từ thời điểm sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan Thuế, DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.”
Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, Khoản 3, Điều 20 của Nghị định 119 quy định: “Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).”
Như vậy, kể từ thời điểm 1/11/2020 doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy chưa sử dụng cần tiến hành hủy số hóa đơn này theo hướng dẫn cụ thể của Bộ Tài chính.