Hóa đơn điện tử mang đến cho doanh nghiệp & tổ chức nhiều lợi ích thiết thực ( an toàn- bảo mật- tiết kiệm- nhanh chóng) và được Cục thuế khuyến khích DN chuyển đổi sử dụng.

Là 1 trong 9 đơn vị đợt 1 được Cục thuế Hà Nội khuyến khích DN tin dùng, Asia chia sẻ khi sử dụng hóa đơn điện tử, trong một số trường hợp doanh nghiệp vẫn có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Cách thức chuyển đổi như nào, chứng từ sau chuyển đổi có tính pháp lý không? – những điểm này doanh nghiệp cần tìm hiểu chi tiết và cụ thể, Asia sẽ trình bày cụ thể dưới đây:

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực đến năm 2020 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.

Điều kiện để tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định rõ các điều kiện cần đáp ứng khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi hóa đơn chuyển đổi đó đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc.

Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau đây:

• Dòng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc phải ghi rõ ràng “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trên bản hóa đơn chuyển đổi.
• Thời gian thực hiện chuyển đổi.
• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.
• Thông tin của người bán và người mua
• Chữ ký điện tử hợp pháp

Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi của Công ty CP phát triển phần mềm Asia

Quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hiện nay doanh nghiệp nếu có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có thể thực hiện thao tác in chuyển đổi ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Các bước thực hiện trên các phần mềm khác nhau có thể có đôi chút khác biệt nhưng về cơ bản tuân theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử
• Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
• Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
• Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ kết nối với máy in và thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Tiến hành in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người dùng nên lưu ý những những thông tin sau đây:

• Hóa đơn điện tử có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất và có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần sau in chuyển đổi sang thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.

Để hỗ trợ tối ưu cho doanh nghiệp trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, Asiasoft gửi tới khách hàng chương trình vô cùng ưu đãi: “Hủy bao nhiêu hóa đơn giấy, tặng bấy nhiêu hóa đơn điện tử”.

Mô tả sản phẩm:

• Công ty CP phần mềm ASIA có trên 18 kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển và triển khai phần mềm kế toán, phần mềm quản trị doanh nghiệp. Asia có trụ sở tại Hà Nội, Đà Nẵng, Tp Hồ Chí Minh để phục vụ gần 10 ngàn khách hàng trên cả nước.
• Phần mềm hóa đơn điện tử A-Invoice Tuân thủ Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC, cập nhật thông tư 68/2019/TT-BT hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, đồng hành cùng Chi cục Thuế Hà Nội, Bắc Ninh... trong lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
• Cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn siêu nhanh cho người dùng trong việc tạo lập và xuất hóa đơn. Thông minh, linh hoạt, sẵn sàng thiết kế đáp ứng nhiều mẫu hóa đơn đặc thù. Cung cấp các công cụ mạnh để tra cứu và đối soát hóa đơn cho đơn vị phát hành và khách hàng nhận hóa đơn.
• Hệ thống có thể sử dụng độc lập để phát hành hóa đơn hoặc được tích hợp sẵn trong các gói sản phẩm phần mềm kế toán-quản trị của công ty Asia. Hệ thống cũng cung cấp miễn phí các dịch vụ kết nối đến các phần mềm bán hàng, kế toán của các đơn vị khác.
• Hệ thống được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu đạt chuẩn quốc tế, đảm bảo lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm, hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

Báo giá sản phẩm:

Lưu ý:

• Áp dụng với tất cả các gói hóa đơn.
• Chương trình áp dụng từ ngày 01/11 - 31/12/2019.

ASIASOFT TỰ HÀO LÀ ĐƠN VỊ NHÀ CUNG CẤP HÓA ĐƠN ĐƯỢC CỤC THUẾ HÀ NỘI THẨM ĐỊNH KHUYÊN DÙNG.

--------------------------

Để được hỗ trợ chi tiết về chương trình quà tặng, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

Địa chỉ: Số 6, Vũ Ngọc Phan, Đống Đa, Hà Nội

Hotline: 0936.348.626